Le suivi d’activité est un véritable outil de pilotage. Il permet une vision claire et précise de la manière dont le temps est utilisé au sein d’une entreprise ou par un individu. Pour optimiser la gestion de projet, améliorer la productivité ou encore facturer au plus juste, un suivi d’activité efficace est essentiel.
Laissez-nous vous faire découvrir 8 conseils clés pour mettre en place un suivi d’activité efficace et en tirer tous les bénéfices !
1. Définir clairement vos objectifs
Avant même de choisir un outil ou de mettre en place un système de suivi, vous devez définir vos objectifs. Que cherchez-vous à accomplir grâce au suivi d’activité ? Souhaitez-vous optimiser la gestion de vos projets, améliorer la productivité de vos équipes, mieux facturer vos prestations ou encore identifier les tâches les plus chronophages ?
En définissant précisément vos objectifs, vous pourrez ainsi adapter votre suivi d’activité à vos besoins spécifiques. Par exemple, si votre objectif est d’améliorer la facturation de vos prestations, vous devrez mettre en place un suivi précis du temps passé sur chaque projet client. En revanche, si vous souhaitez identifier les tâches les plus chronophages, vous devrez plutôt analyser la répartition de votre temps sur différentes activités.
2. Choisir le bon outil de suivi (solution GTA, suivi des temps, etc.)
Une fois vos objectifs définis, comment choisir l’outil de suivi d’activité adapté à vos besoins ?
Il existe aujourd’hui une multitude de solutions, allant des feuilles de temps Excel aux logiciels de gestion des temps et des activités (GTA) les plus sophistiqués.
Le choix de l’outil dépendra finalement de vos objectifs, de la taille de votre entreprise et de votre budget. Si vous êtes un indépendant ou une petite entreprise, une solution simple comme un tableur Excel ou une application de suivi de temps peut suffire. Mais si vous êtes une entreprise de taille moyenne ou grande, une solution GTA complète vous offrira davantage de fonctionnalités et de possibilités d’analyse.
Parmi les critères à prendre en compte lors du choix de votre outil, on peut citer :
- L’outil doit être intuitif et facile à prendre en main pour tous les utilisateurs.
- Il doit répondre à vos besoins spécifiques en matière de suivi d’activité (suivi du temps, gestion de projet, facturation, etc.).
- Le logiciel de gestion des temps et des activités doit pouvoir s’adapter à l’évolution de vos besoins et de votre activité.
- Le prix de l’outil doit être en adéquation avec votre budget.
3. Identifier et catégoriser vos activités
Une fois votre outil de suivi en place, il est temps d’identifier et de catégoriser vos activités. L’objectif est de créer une liste exhaustive des tâches que vous réalisez au quotidien, que ce soit dans le cadre de votre travail, de vos projets personnels ou de vos loisirs.
Pour chaque activité, attribuez-lui une catégorie. Vous pouvez par exemple créer des catégories par projet, par client, par type de tâche (réunion, rédaction, développement, etc.) ou encore par objectif (prospection, fidélisation, administratif, etc.).
Cette catégorisation vous permettra d’analyser plus finement vos données de suivi d’activité et d’identifier les tâches les plus chronophages, les plus rentables ou encore celles qui vous apportent le plus de satisfaction.
4. Mettre en place un système de suivi régulier
La clé d’un suivi d’activité efficace réside dans la régularité. Il est primordial de mettre en place un système de suivi que vous pourrez donc tenir sur le long terme.
Plusieurs méthodes existent :
- Le suivi en temps réel : Vous enregistrez votre temps au fur et à mesure que vous réalisez vos activités. Cette méthode est la plus précise, mais elle peut être contraignante si vous devez jongler entre plusieurs tâches.
- Le suivi par bloc de temps : Vous enregistrez votre temps par bloc de 30 minutes, 1 heure ou plus. Cette méthode est moins précise, mais elle est plus facile à mettre en œuvre si vous avez des journées chargées.
- Le suivi par estimation : Vous estimez le temps passé sur chaque activité à la fin de la journée ou de la semaine. Cette méthode est la moins précise, mais elle est la plus rapide et également la moins contraignante.
5. Analyser vos données de suivi d'activité
Attention, le suivi d’activité ne se limite pas à l’enregistrement du temps ! L’analyse des données collectées est essentielle pour en tirer des enseignements et améliorer votre productivité.
Grâce à votre outil de suivi du temps, vous pouvez générer des rapports détaillés sur votre activité. Ces rapports vous permettront de visualiser :
- La répartition de votre temps : Combien de temps consacrez-vous à chaque activité, à chaque projet, à chaque client ?
- Votre productivité : Quelles sont les périodes de la journée où vous êtes le plus productif ? Quelles sont les tâches qui vous prennent le plus de temps ?
- La rentabilité de vos activités : Quelles sont les activités les plus rentables ? Quelles sont celles qui vous coûtent le plus cher ?
En analysant ces données, vous pourrez alors identifier vos points forts et vos points faibles, et prendre les bonnes décisions afin d’optimiser votre temps et votre productivité.
6. Ajuster vos habitudes en fonction de vos analyses
L’analyse de vos données de suivi d’activité vous permettra de prendre conscience de vos habitudes de travail et de les ajuster si nécessaire.
Par exemple, si vous constatez que vos collaborateurs passent trop de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, vous pouvez chercher à les déléguer ou à les automatiser. Si vous identifiez des périodes de la journée où ils sont moins productifs, vous pouvez essayer de les consacrer à des tâches moins exigeantes, voire à des pauses.
L’objectif final est d’optimiser les emplois du temps en fonction des forces et des faiblesses de chacun, afin de gagner en efficacité et en productivité.
7. Intégrer le suivi d'activité à votre routine quotidienne
Pour que le suivi d’activité soit efficace, il doit devenir une habitude. Intégrez-le à votre routine quotidienne, que ce soit en enregistrant votre temps au fur et à mesure ou en consacrant quelques minutes chaque soir à remplir votre feuille de temps.
Plus vous utiliserez votre outil de suivi, plus il deviendra naturel et moins il vous demandera d’efforts.
8. Évaluer et ajuster le suivi des activités avec Keeple
Pour garantir un suivi des activités efficace et en constante amélioration, il est évidemment nécessaire d’utiliser des outils performants et adaptés aux besoins de votre entreprise.
Keeple Temps & Activités est une solution idéale pour gérer le temps de travail et les projets de vos équipes.
Voici pourquoi vous devriez l’adopter et comment l’utiliser au mieux :
- Gérez le temps de travail et les projets : Keeple vous permet de gérer de manière précise le temps de travail de vos collaborateurs ainsi que les projets en cours. Grâce à son interface simple et ergonomique, la gestion des absences, des temps de travail et des activités devient beaucoup plus fluide et organisée.
- Facilitez la déclaration des temps : Vos collaborateurs peuvent déclarer leur temps de travail directement depuis leur smartphone grâce à l’application mobile Keeple. Ils peuvent compléter le temps passé sur une tâche, une activité ou un projet en quelques clics, et utiliser le chronomètre pour un suivi en temps réel.
- Automatisez la gestion des feuilles de temps : Keeple simplifie la gestion des feuilles de temps en permettant une saisie fluide et automatique des horaires. Les jours d’absence sont automatiquement renseignés grâce à Keeple Congés.
- Planifiez et pilotez vos activités : Avec Keeple, planifiez vos projets et anticipez vos besoins en ressources. Le logiciel vous offre une meilleure visibilité sur le pilotage des projets et la gestion des heures supplémentaires.
- Analysez l’activité de l’entreprise : Keeple vous offre des modules statistiques qui facilitent le suivi des projets et l’analyse des performances. Vous pouvez obtenir des rapports détaillés sur le temps passé par projet, le coût global et le nombre de salariés impliqués.
- Accédez à une vision à 360° : Keeple vous permet de réduire les tâches administratives, d’éliminer la ressaisie des données et de diminuer les sollicitations des salariés. Avec une vision à 360° de votre gestion du temps et des activités, vous pouvez gérer efficacement vos ressources humaines.
- Profitez de la compatibilité avec les logiciels de paie : Keeple est compatible avec l’ensemble des logiciels de paie. Vous pouvez facilement exporter les données liées aux temps et aux activités pour les intégrer directement dans votre logiciel de paie.
En intégrant Keeple Temps & Activités dans votre entreprise, vous bénéficierez d’un outil puissant et ergonomique pour un suivi des activités qui soit toujours optimisé. Essayez Keeple gratuitement et découvrez comment il peut transformer la gestion du temps et des projets dans votre organisation.
Les bénéfices d'un suivi d'activité optimisé
Mettre en place un suivi d’activité efficace, c’est s’offrir une vision claire et précise de la manière dont le temps est utilisé, que ce soit au niveau individuel ou collectif.
Grâce aux 8 conseils présentés dans cet article, vous êtes maintenant en capacité de transformer le suivi d’activité en un véritable atout pour votre entreprise.
