Le calcul des congés payés peut être particulièrement laborieux au moment d’établir la paie des collaborateurs. Nombre de jours de congés acquis par le salarié, nombre de jours pris, montant de l’indemnité à verser, nombre de jours restants… De nombreux éléments doivent en effet être pris en compte, faisant perdre un temps précieux au service RH. Alors, comment gagner du temps dans la gestion de la paie ? Réponses.
Congés payés : les conséquences sur la gestion de la paie
Pendant ses congés, le salarié ne perçoit pas son salaire mais une indemnité. En effet, lorsqu’un salarié prend des congés payés, son bulletin de salaire différencie l’indemnité correspondant à ses jours de congé de la rémunération de ses jours travaillés. Deux méthodes peuvent être utilisées pour calculer l’indemnité de congés : la règle du dixième ou la règle du maintien de salaire.
Par ailleurs, s’il n’a pas pu prendre tous les jours de congés auxquels il avait droit au moment de la rupture de son contrat de travail, le salarié a droit à une indemnité compensatrice de congés payés. Les deux mêmes méthodes de calcul sont utilisées pour déterminer son montant. Cette indemnité compensatrice est versée avec le dernier salaire dû au salarié. L’employeur doit alors faire figurer le montant perçu par le salarié dans le reçu pour solde de tout compte.
L’indemnité de congés payés et l’indemnité compensatrice sont encadrées par une réglementation stricte. Dès lors, il convient d’être particulièrement attentif – et rigoureux – au moment de répercuter les congés sur les fiches de paie des collaborateurs.
Pour plus d’informations, lire aussi : Calcul congés payés : 3 règles RH à connaître
Congés payés et fiche de paie : une gestion souvent laborieuse pour les RH
Au moment de faire la paie, la gestion des congés payés peut s’avérer particulièrement fastidieuse… Et plus encore lorsque les entreprises fonctionnent avec Excel, par email, ou sur papier. Les RH doivent en effet centraliser toutes les informations relatives aux congés des collaborateurs, et les transmettre à la personne chargée de la paie. Cette tâche particulièrement chronophage peut alors se transformer en véritable casse-tête. Il faut en effet récupérer toutes les données, calculer le nombre de jours de congés acquis par le salarié, le nombre de jours pris, l’indemnité à verser, le nombre de jours restants… et tout cela pour chaque collaborateur, tout en évitant les erreurs.
Les RH portent ainsi la complexité du sujet, car ils doivent répercuter chaque mois les congés sur la partie paie. Pour éviter que cette tâche ne devienne trop laborieuse et limiter le risque d’erreur, il est primordial d’optimiser le process et de gagner du temps dans la gestion de la paie et des congés. Voici 3 astuces pour y parvenir.
Calcul des congés payés, 3 clés pour gagner du temps dans la gestion de la paie
1. Favoriser la communication et fluidifier le flux d’informations
Le premier point à travailler afin de gagner du temps dans la gestion de la paie relève de la communication et du flux d’informations. L’étape la plus chronophage est en effet la centralisation des données. Dès lors, il est important de favoriser la communication entre les RH, les gestionnaires de paie et les managers. Chaque acteur dispose en effet d’informations ou de compétences nécessaires à la gestion de la paie. La communication doit alors être fluidifiée de sorte que chacun partage les informations en sa possession pour faciliter la prise en compte des congés dans la paie. Pour y parvenir, vous pouvez par exemple rassembler les données sur un document partagé ou instaurer des réunions mensuelles pour faire le point sur la question. Quelle que soit la méthode choisie, il est crucial d’instaurer un rituel qui garantisse une communication fluide. Cela vous évitera de passer des heures à rassembler les informations éparpillées dans les différents services.
2. Mettre en place un circuit de validation standard pour optimiser le processus
En amont de la gestion de la paie, la question de la validation des jours de congés se pose. Si cette étape ne semble pas directement liée à l’optimisation de la paie, elle permet malgré tout d’éviter les malentendus. Aussi, définir un circuit de validation standard des congés vous permettra de mieux structurer les données.
Prenez donc le temps d’éclaircir le processus : quelles responsabilités dépendent des managers ? des RH ? Qui doit valider les demandes de congés des collaborateurs ? Si plusieurs personnes doivent donner leur accord, comment faire ? Pour valider la demande, faut-il signer un papier ou renseigner un document Excel ?…
Définir un processus standard en répondant à ces questions est le meilleur moyen de vous assurer que les choses sont faites dans les règles. D’autre part, cela vous facilitera la tâche au moment de centraliser les informations et les différents documents permettant d’établir les fiches de paie.
3. Digitaliser la gestion des congés
La solution la plus efficace pour gagner du temps dans la gestion de la paie reste peut-être la digitalisation. Si beaucoup d’entreprises disposent déjà d’un logiciel de comptabilité, peu d’entre elles ont opté pour la digitalisation de la gestion des congés. Pourtant, il existe de nombreux avantages à digitaliser ce process complexe et chronophage. La gestion des congés et des indemnités qui en dépendent implique une organisation fastidieuse et n’apporte aucune valeur ajoutée à l’entreprise. L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés permet alors de gagner du temps dans la gestion du personnel et dans l’administration de la paie. Certains logiciels de gestion des congés sont en effet capables de se connecter aux logiciels de gestion de la paie. Les données relatives aux congés payés sont alors automatiquement exportées, ce qui facilite grandement l’établissement des fiches de paie ! Le personnel RH peut ainsi se concentrer sur ses objectifs stratégiques, tandis que managers et gestionnaires de paie gagnent du temps dans l’exécution de leurs missions quotidiennes.
Logiciel de gestion des congés payés et des absences, Keeple offre un paramétrage sur-mesure ainsi qu’une interconnexion avec tous les logiciels de comptabilité. En plus de simplifier le travail des services RH et des gestionnaires de paie, Keeple facilite le quotidien des collaborateurs. A partir d’une interface simple et ergonomique, les salariés ont accès à leur solde de congés en temps réel et peuvent effectuer une demande de congés directement depuis le logiciel. Les managers sont alertés instantanément d’une nouvelle demande de congés et peuvent la valider en fonction du planning de l’équipe. Toutes les données sont alors centralisées. Grâce à un export automatique des congés vers le logiciel de paie, le casse-tête du calcul des indemnités de congés payés n’est plus qu’un lointain souvenir ! Un projet ? Une question ? Contactez-nous !
