La période de fin d’année peut être délicate pour les entreprises. Alors que la clôture de l’année occupe déjà les services des ressources humaines, beaucoup de salariés tendent à poser des congés en même temps pour profiter de leurs proches et des fêtes. Pour faire face à ce type de situation, mieux vaut prendre les devants afin d’assurer la bonne continuité de l’activité malgré une baisse éventuelle de rythme, tout en respectant au maximum les vœux des collaborateurs. Quels sont les plannings des équipes et l’activité prévisionnelle sur cette période un peu particulière ? Une réorganisation est-elle nécessaire ? Comment assurer une répartition équitable pour que personne ne se sente lésé ? On vous donne les clés pour mieux anticiper la fin de l’année !
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Pourquoi anticiper les congés de fin d’année ?
L’anticipation des congés de fin d’année a deux avantages majeurs. Du point de vue des collaborateurs, cela permet de planifier des vacances en amont, de manière sereine et en fonction de certains impératifs (garde d’enfant, billet d’avion acheté en avance, réservation d’un logement…). C’est un moyen de mieux concilier vie professionnelle et personnelle.
Du point de vue des entreprises, l’anticipation des congés favorise le maintien en continu des activités et assure une gestion plus équilibrée des effectifs. C’est aussi un outil pour prévenir les conflits dans les emplois du temps et préserver un cadre de travail apaisé.
Rappel de la réglementation
En France et selon le Code du travail, la période de pose de congés s’étend du 1er mai au 31 octobre. Cela signifie que les collaborateurs sont invités à demander leurs congés entre ces deux dates. Dans le cadre de la Loi Travail, le salarié a également le droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif dans la même entreprise.
En fonction de la politique interne de l’entreprise (convention collective, accord d’entreprise ou accord de branche), certains jours de congé supplémentaires peuvent être accordés. L’employeur organise, selon certaines règles, les départs en congés. Il peut accepter ou refuser les demandes de départ en vacances de ses salariés.
L’employeur peut-il imposer des congés ?
Un employeur peut imposer à ses salariés de prendre des jours de congé, notamment en cas de fermeture temporaire de l’entreprise pendant les fêtes de fin d’année. Il peut aussi imposer les 5 semaines de congés payés (mais pas de prendre ces 5 semaines d’un seul coup) s’il juge cela nécessaire à la bonne marche de l’entreprise.
Toutefois, selon l’article D3141-5 du Code du travail, il est dans l’obligation de prévenir ses salariés au moins 2 mois avant la période de prise des congés.
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Comment gérer les demandes de congés et pics d’activité ?
Communication et suivi
Alors qu’un salarié sur deux est en congé pendant les vacances de Noël, certains secteurs voient leur activité augmenter fortement tandis que d’autres connaissent une nette accalmie avant la nouvelle année. Comme pour la période estivale, la fin de l’année nécessite une bonne gestion en amont pour éviter les couacs. Comment ?
- En établissant des directives claires concernant la demande de congés: le service RH, les managers et les responsables d’équipe sont chargés d’anticiper les pics d’activités et de prendre les mesures nécessaires pour assurer la bonne marche de l’entreprise et la satisfaction des clients. Pour cela, ils doivent informer les collaborateurs du processus mis en place pour les demandes de congés. Sessions d’information, mails ou guides expliquant la marche à suivre… Le but est de faire en sorte que tous les salariés aient une information fiable et sûre pour savoir quand et comment faire une demande de congés. (À noter, si l’entreprise connaît un pic d’activité en décembre, les ressources humaines doivent estimer en amont les besoins de personnel et recruter (CDD, contrat étudiant, intérim…)).
- En communicant de manière précoce les dates limites pour permettre aux salariés de faire les demandes en temps et en heure.
Élaboration d’un planning prévisionnel
Lorsque les employés souhaitent prendre des congés sur la même période, la mise en place d’un calendrier pour les demandes s’avère très utile. Accessible à tous, cet outil doit permettre d’avoir une vision d’ensemble, et d’afficher les périodes de fortes activités, afin de prendre les meilleures décisions.
L’employeur, avec son service RH, peut définir un ordre des départs en congés afin d’assurer la bonne marche de l’entreprise. Attention, cet ordre d’attribution doit être le plus équitable possible et respecter certains critères ! La situation familiale du salarié (garde alternée, enfants scolarisés pendant les vacances, charge d’une personne en situation de handicap ou d’une personne âgée en perte d’autonomie…), l’ancienneté au sein de l’entreprise, ou encore l’exercice d’une activité professionnelle au sein d’une autre entreprise peuvent être pris en compte.
Il est également possible d’instaurer une rotation des équipes : une année sur deux, pendant les vacances d’été, les salariés avec des enfants sont prioritaires tandis que pendant la période de fin d’année, ce sont les salariés sans enfant qui voient leurs demandes priorisées.
Vous l’avez compris, afin d’assurer une période des fêtes harmonieuses pour tous les employés, une planification proactive des congés et des solutions à long terme semblent indispensables ! Cela permet d’éviter les conflits entre les salariés, mais aussi entre les salariés et la direction. Ainsi, finis les tableaux Excel de gestion des congés, place à un logiciel de gestion performant pour suivre les plannings de présence et avoir une vue d’ensemble sur l’année !
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