Réussir la transformation digitale de l’entreprise n’est pas toujours simple. Elle peut conduire à des craintes voire de l’hostilité de la part des collaborateurs. Les décisionnaires (dirigeants, managers, service RH, communication interne, etc.) ont donc un rôle crucial à jouer dans la conduite du changement, qu’ils doivent penser en détails, s’ils souhaitent faire adhérer tous les employés au projet.
Comment mener à bien le change management ? Que doivent faire les managers et équipes RH pour fédérer l’ensemble des collaborateurs à la digitalisation de l’entreprise ? Découvrez dans cet article, nos pistes de réflexion pour mettre en place un plan de conduite du changement concret, stratégique et agile.
1. Combattre les idées reçues sur la conduite du changement
S’ils souhaitent embarquer leurs collaborateurs dans leur projet, les responsables de projet et les décisionnaires doivent être au clair sur les motivations à la conduite du changement. Pour cela, ils doivent identifier ses principaux enjeux et comprendre quels sont les leviers de réussite de son pilotage.
Plusieurs idées reçues peuvent freiner la prise de décision d’un projet de transformation.
Les collaborateurs sont souvent perçus comme réfractaires à tout changement et à toute transformation de leurs habitudes. Pourtant, ils sont nombreux à être motivés par une évolution au sein de leur milieu professionnel. Les décisionnaires doivent donc s’appuyer sur ces profils moteur et en faire des porte-parole ou des ambassadeurs du projet. N’oublions pas que, de nos jours, une grande part des collaborateurs sont nés avec des outils digitaux dans les mains.
Une autre idée reçue est celle qu’il suffirait d’un beau discours ou d’un management visionnaire pour faire adhérer toute l’entreprise au nouveau projet. Bien que ce soient des éléments à intégrer dans un projet de transformation, ils ne sont pas suffisants en soi. Les salariés doivent aussi pouvoir s’exprimer auprès de la direction afin de partager leur vision et s’aligner avec celle de leur hiérarchie.
Il ne faut pas penser que l’arrivée d’un nouvel outil et son acceptation se feront rapidement et simplement. Il est nécessaire d’anticiper les objections et les résistances. De ce fait, les réponses des décisionnaires doivent être adaptées et pertinentes. Ils doivent soutenir les collaborateurs durant toute la période de transition, avant de parvenir à trouver un équilibre.
2. Donner du sens à la transformation
Le change management doit toujours être préparé en amont. L’entreprise doit mettre en place une réflexion stratégique sur la manière dont le changement doit être conduit, le type de management à adopter, l’accompagnement des collaborateurs et la communication qui sera faite, autant que sur les actions à mener. Cette conduite passe par la mise en place d’un cadre de transformation et sur un audit interne.
Réussir à faire accepter le changement et gérer ses différents impacts implique nécessairement de le rendre légitime et de convaincre l’ensemble des collaborateurs de sa nécessité. N’oubliez pas que vos équipes sont souvent plus facilement embarquées par le sens et par un projet légitime, que par une transformation purement technique.
3. Faire preuve de transparence dans sa communication d’entreprise
Une conduite de changement ne respecte pas toujours le plan de transformation à la lettre. Il est important pour l’entreprise de mettre en place une stratégie de communication adaptable aux aléas qui peuvent faire évoluer le projet (retard, échec, résistances…). Les décisionnaires doivent être agiles dans leur communication verticale.
Ne mettez pas uniquement l’action en avant, mais concentrez-vous aussi sur la communication, qui doit être régulière. Il est conseillé, par exemple, de préparer un kit de communication avec des supports personnalisés selon les publics à atteindre. Pendant la période de transformation, soyez agiles et adaptez-vous rapidement à ce qui marche, en modifiant votre projet et votre communication lorsque ça ne fonctionne pas.
Avant le lancement du projet, prenez la tension auprès de vos équipes pour mesurer les probabilités de réussite et savoir si la transformation a des chances d’être acceptée.
4. Prendre le temps d’accompagner et de former les collaborateurs
Tous les acteurs de la transformation doivent être inclus et impliqués dans le changement. Cependant, certains collaborateurs auront besoin d’un accompagnement plus personnalisé que d’autres. Il est nécessaire de les identifier en amont afin d’éviter qu’ils ne se retrouvent perdus et qu’ils n’adhèrent plus au projet.
C’est ici qu’une étude d’impact, réalisée avant de commencer les actions pour la conduite de changement, doit être réalisée. Il n’est pas nécessaire de toujours former les collaborateurs en présentiel. Vous pouvez faire des MOOC, par exemple, des tutos vidéos ou des webinaires selon les besoins de vos collaborateurs.
5. Utiliser des outils à la conduite du changement
Certains outils sont particulièrement utiles pour conduire et accompagner les changements au sein de l’entreprise. L’équation de Beckhard et Harris permet de faire un état des lieux, avant de prendre des décisions claires et d’opérer le changement. Cette équation aide aussi à agir et à communiquer pour réduire et vaincre les résistances qui peuvent survenir pendant l’opération.
Le diamant de Leavitt ou les Futures Wheel aident à mesurer l’impact d’un changement, à tous les niveaux. Le diamant de Leavitt aide à identifier les acteurs clés, leurs interactions et analyse les conséquences d’une transformation. Un graphique Future Wheel peut être utilisé en brainstorming afin de réussir à se représenter les impacts d’un changement ou d’un événement. C’est un outil utile à la prise de décision ou pour modifier certaines lignes du projet.
Enfin, le modèle transitionnel de William Bridge peut être utilisé par les décisionnaires et les services RH avec pour but de motiver les collaborateurs et leur permettre de s’impliquer personnellement dans le projet, plutôt que de s’en détacher ou d’être en opposition.
Une conduite de changement peut impacter l’organisation et les habitudes du service RH, surtout lorsqu’une transformation digitale est mise en place. Keeple est un logiciel de gestion des congés payés et des absences qui nécessite de revoir la structure digitale et le processus de demande et de validation des congés payés de l’entreprise. Pour mener à bien cette transformation, l’introduction du logiciel dans l’entreprise doit être pensée en amont, avec une communication efficace et régulière, un accompagnement des collaborateurs et des formations à l’utilisation de l’outil Keeple, notamment pour le personnel RH. Comparé à une gestion manuelle et archaïque des congés payés, Keeple simplifiera toutes vos tâches et vous fera gagner beaucoup du temps ! Demandez une démo !
