Le quotidien de bon nombre de services RH est ponctué de tâches simples en apparence, mais complexifiées par des processus mal optimisés. La gestion des paies, incluant un nombre important d’éléments, nécessite par exemple d’aller chercher des informations souvent éparpillées dans de nombreux canaux différents. Il en va de même avec la déclaration sociale nominative (DSN), censée simplifier la déclaration aux services des impôts, mais qui, si elle est mal organisée, peut devenir complexe et chronophage. Voyons ensemble comment votre entreprise peut simplifier cette tâche.
DSN : définition
La DSN, pour déclaration sociale nominative, est un document que les employeurs utilisent pour payer leurs cotisations sociales. Cette déclaration a été instaurée le 23 mars 2012 par l’article 35 de la loi Warsmann, plus couramment appelée “loi de simplification du droit et d’allégement des procédures administratives”. À partir de janvier 2017, la DSN est obligatoire pour l’ensemble du secteur privé. Ce fichier remplace la déclaration annuelle de données sociales unifiées (DADS-U), la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH) et la déclaration de mouvement de main d’œuvre (DMMO). La DSN se fait en ligne, mensuellement, et transmet à l’administration les informations (paie, arrêts, fin de contrat, congé parental, etc.) de chaque salarié de l’entreprise. La déclaration sociale nominative, en théorie, simplifie le déclaratif en centralisant les informations et les formalités. Directement reliée à un logiciel de paie ou à une offre proposée par l’URSSAF, comme Tese, la DSN a également pour objet de sécuriser et fiabiliser les données transmises.
Déclaration sociale nominative : pour quelles entreprises ?
Tous les employeurs du secteur privé sont tenus de remplir la DSN, à l’exception des employeurs particuliers (c’est-à-dire, qui emploient sans but lucratif et pour satisfaire des besoins relevant de la vie privée). En d’autres termes, toute entreprise est soumise à la déclaration sociale nominative. Il existe néanmoins quelques exceptions :
- Les entreprises publiques ;
- les entreprises situées en dehors des zones concernées par la DSN, comme certaines collectivités d’Outre-Mer ou Monaco ;
- les entreprises employant des salariés en dehors du périmètre de la DSN ;
- les entreprises entrant en DSN et n’ayant pas eu le temps de transmettre les données des organismes complémentaires.
Déclaration sociale nominative : comment ça marche ?
Bien que la déclaration sociale nominative ait été mise en place dans un but de simplification, ce mot ne doit pas être compris de la mauvaise manière. Simplifier ne veut pas nécessairement dire que la démarche est plus aisée, elle est avant tout plus condensée. Dans les faits, effectuer une déclaration sociale nominative n’est pas si facile. Voici comment transmettre une DSN.
DSN : quelles responsabilités incombent au service RH ?
Pour les petites entreprises, il est possible que l’employeur effectue lui-même la DSN. Il s’agit néanmoins d’une tâche chronophage et qui nécessite d’être rigoureux pour ne commettre aucune erreur. Ainsi, dans la plupart des entreprises de moyenne et grande taille possédant un service RH, c’est à ce dernier qu’incombe cette tâche. Toutes les informations nécessaires à la complétion de cette déclaration sont mobilisées au quotidien par le service des ressources humaines, il est donc logique que la responsabilité de la DSN leur incombe.
DSN : quand et comment l’effectuer ?
Il est possible de transmettre la DSN par deux biais différents :
- soit directement par l’interface de son logiciel de paie qui envoie automatiquement la déclaration sociale nominative, si le logiciel de paie est compatible avec la DSN ;
- soit en générant un fichier DSN sur le logiciel de paie qui, une fois téléchargé, peut être déposé dans l’espace personnel du site net-entreprises.fr prévu à cet effet.
La DSN doit être transmise chaque mois, après la période d’emploi rémunérée. Le délai que l’entreprise a pour remettre la déclaration dépend de la taille de l’entreprise :
- soit avant le 5 du mois qui suit la période d’emploi pour les entreprises de moins de 50 salariés ;
- soit avant le 15 du mois qui suit cette période pour les entreprises de plus de 50 salariés.
Il s’agit là de délais de base. Cependant, des évènements exceptionnels comme un arrêt de travail ou la fin d’un contrat nécessitent l’émission d’une DSN immédiatement après en avoir eu connaissance.
DSN : attention aux sanctions
La déclaration sociale nominative nécessite la plus grande minutie puisque le gouvernement a prévu des sanctions en cas de non-respect des règles.
- Si vous ne transmettez tout simplement pas la DSN, votre entreprise encourt une pénalité de 17,14 € par salarié.
- Si vous transmettez votre DSN après la date prévue, la pénalité s’élève à 51 € par salarié, multipliés par le nombre de mois de retard. Toutefois, si ce retard n’excède pas 5 jours, la pénalité maximum annuelle prévue par la loi est de 5 142 €. Ces pénalités peuvent être évitées s’il ne s’agit pas d’une récidive, que le montant des pénalités est inférieur à 3 428 €, que vous vous êtes acquitté de vos cotisations et avez transmis une DSN en bonne et due forme.
- Si vous oubliez de déclarer un ou plusieurs salariés, la pénalité s’élève également à 51 € par salarié, multiplié par le nombre de mois de retard.
- Si les rémunérations déclarées se révèlent inexactes, la sanction prévue est de 34,28 € par salarié. Pour les autres informations se révélant fausses, la pénalité est de 11,32 €.
Sachez que vous disposez d’un mois après votre déclaration pour la rectifier.
RH : comment gagner du temps dans la gestion de la DSN ?
Simplifier la déclaration ne signifie pas rendre son processus plus simple. Il s’agit surtout de centraliser les informations. Ces informations doivent néanmoins toujours être déclarées par les ressources humaines. Or, cette tâche est chronophage. Les informations sont souvent éparpillées et doivent être collectées à travers différents canaux. Pour faciliter cette tâche, plusieurs initiatives peuvent être mises en place. La création d’un document support permettra aux ressources humaines, d’une part, de savoir précisément comment transmettre une DSN efficacement, d’autre part de coordonner les actions de tous les salariés du service RH. La collecte de données est par ailleurs centrale. Mettre en place des processus automatisés de récolte de données fera gagner un temps considérable aux ressources humaines, temps qu’ils pourront consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Enfin, l’expert-comptable est, lui aussi, habilité à traiter la DSN, il peut se charger de contrôler et d’envoyer la DSN une fois que les informations ont été réunies par les RH, pour un gain de temps non négligeable.
La DSN est un exemple parmi tant d’autres de tâches longues et complexes qui incombent aux services RH alors qu’elles pourraient être simplifiées en adoptant les bons processus. Gestion des congés et des absences, émission des fiches de paie, création des plannings : les services des ressources humaines sont en permanence contraints de rechercher des informations éparpillées dans différents canaux.
Une solution simple existe pourtant pour faire gagner du temps aux services RH : le SIRH, pour système d’information de gestion des ressources humaines. Avec un outil SIRH comme Keeple, paramétrable pour s’adapter parfaitement à votre activité, vous disposez de toutes les informations nécessaires à la complétion de votre DSN, et d’un export depuis votre logiciel de paie (plus de 100 logiciels sont compatibles avec la solution). Les informations circulent plus facilement, en toute transparence, les risques d’erreurs et de sanctions sont considérablement réduits et les services des ressources humaines gagnent en efficacité. Adoptez le virage de la dématérialisation et profitez d’une démonstration personnalisée gratuite pour fluidifier vos processus RH !
