Obligatoire depuis 2017, la Déclaration Sociale Nominative (appelée aussi DSN) mensuelle consiste à envoyer aux organismes sociaux les données concernant les fiches de paie et ce, une fois par mois. Son objectif principal ? Simplifier les déclarations sociales et le traitement de la paie pour les services des relations humaines afin de permettre à l’employeur de déclarer et payer facilement ses cotisations sociales. Aujourd’hui, la DSN est bien intégrée dans la plupart des services RH. Là où les choses se compliquent, c’est avec la DSN évènementielle à saisir lors d’un évènement ponctuel (rupture de contrat, arrêt maladie…) : les processus mal optimisés peuvent compliquer les tâches et faire perdre du temps aux services RH. Pour tout comprendre du fonctionnement de la DSN évènementielle, découvrez notre dossier spécial !
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DSN évènementielle : de quoi parle-t-on ?
Pour rappel, la DSN est une déclaration obligatoire qui vise à transmettre aux différents organismes de protection sociale (Urssaf, CPAM, Pôle Emploi, Ministère chargé du travail, organismes de retraite complémentaire…) des informations sur les salariés.
Cette démarche – obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé sauf rares exceptions – a grandement simplifié les processus de paie. En effet, la DSN a remplacé l’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail, l’attestation employeur à destination de Pôle Emploi ou encore la déclaration aux organismes de retraite complémentaires. Pour les services RH, sa création a fait disparaître certaines tâches chronophages via l’utilisation d’un logiciel de paie capable de produire une DSN.
La DSN évènementielle se distingue de la DSN mensuelle par son caractère aléatoire : elle permet de signaler un évènement RH en rapport avec un salarié au sein de l’entreprise. Fin de contrat, arrêt de travail (arrêt maladie, arrêt accident de travail, arrêt maternité et paternité, arrêt adoption) et reprise anticipée de travail. Si la DSN évènementielle permet de faire gagner du temps aux équipes RH et de limiter certaines tâches à faible valeur ajoutée (en remplaçant l’attestation de salaire), elle assure dans le même temps une certaine sécurité aux salariés : les signalements via la DSN raccourcissent par exemple les délais de remboursement CPAM (19 jours avec la DSN contre 41 jours pour une déclaration papier) et déclenchent le paiement des indemnités journalières.
Bon à savoir : Les évènements relatifs à certaines catégories professionnelles ne doivent pas être signalés dans une DSN évènementielle (salariés en temps partiel thérapeutique, apprentis, stagiaires, saisonniers, salariés en multi-employeurs, salariés affiliés à plusieurs régimes…).
DSN évènementielle : quand et comment ?
La DSN doit être transmise mensuellement, après la période de rémunération. Le moment accordé à l’entreprise pour soumettre cette déclaration varie en fonction de sa taille :
- Avant le 5 du mois suivant la période d’emploi pour les entreprises comptant moins de 50 salariés.
- Avant le 15 du mois suivant cette période pour les entreprises comprenant plus de 50 salariés.
Ces délais constituent la référence. Néanmoins, des circonstances exceptionnelles telles qu’un arrêt de travail ou la cessation d’un contrat, requièrent l’envoi immédiat d’une DSN dès que ces situations sont identifiées.
L’envoi de la DSN évènementielle peut se faire de deux façons : par une déposition sur le site net-entreprises ou via un logiciel de paie compatible avec la DSN.
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DSN évènementielle : les spécificités
Fin de contrat
La DSN évènementielle permet de signaler la fin d’un contrat, et donc la sortie d’un salarié à Pôle Emploi ainsi qu’aux organismes de prévoyance. Mais attention, elle doit être déposée dans les 5 jours qui suivent la fin du contrat en question pour être en règle !Arrêt de travail (maladie, accident du travail)
Dans le cas d’un arrêt de travail, le service RH dispose de 5 jours après l’arrêt pour faire une DSN évènementielle. Celle-ci doit permettre la transmission de l’identité du salarié, la date du dernier jour travaillé, la date de reprise et le motif de l’arrêt directement à la CPAM. Cependant, si l’entreprise effectue la subrogation de salaire (versement d’indemnités journalières de sécurité sociale au salarié remboursé par la CPAM), l’arrêt de travail peut être signalé lors de la prochaine DSN mensuelle, tout comme lorsque l’arrêt de travail est prolongé.
Pour garantir une gestion fluide, il est recommandé de signaler rapidement les arrêts de travail. Notez également qu’il est possible de modifier une DSN évènementielle en cas d’erreur, soit directement dans le logiciel de paie, soit en même temps que la prochaine DSN mensuelle.Arrêt paternité
Lors de l’arrivée d’un enfant, le salarié peut bénéficier d’un congé paternité plus ou moins long suivant les entreprises et les conventions collectives, et percevoir des indemnités journalières. Du côté des services RH, l’arrêt paternité doit être signalé via une DSN évènementielle accompagnée de plusieurs éléments :- Un extrait d’acte de naissance avec le numéro de sécurité sociale du salarié ;
- Les dates du congé paternité ;
- Une attestation sur l’honneur indiquant une nouvelle fois les dates du congé.
