La gestion des congés et des absences peut s’avérer particulièrement anxiogène et chronophage, d’autant qu’elle recouvre de nombreux enjeux. Conscient de la perte de temps que représente la gestion des congés payés, vous songez à adopter une solution dématérialisée, en équipant votre entreprise d’un logiciel de gestion des congés payés. C’est une excellente décision, qui vous fera gagner en temps, en productivité et en fluidité. Il existe cependant de nombreuses solutions disponibles sur le marché, et toutes ne se valent pas. Voici la checklist des critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel de gestion des congés et des absences.
1. Une vision des données en temps réel
L’outil pour lequel vous optez doit centraliser l’information de sorte à offrir une vision des données en temps réel. Côté collaborateur tout d’abord, chacun doit pouvoir connaître le nombre de jours de congés payés dont il dispose ainsi que le planning de son équipe. Cela permettra de responsabiliser les salariés et d’éviter le flux de questions fastidieuses auprès du service RH. Privilégiez par ailleurs un logiciel qui fournisse des informations et des chiffres clés. Les managers doivent en effet être en mesure d’anticiper la prise de congés de leur équipe et les RH doivent bénéficier de visibilité sur les indicateurs stratégiques, tels que le taux d’absentéisme.
2. Un aide à la prise de décisions
En plus de la visibilité des données et des statistiques, votre logiciel de gestion des congés doit faciliter votre travail d’analyse. Privilégiez donc un outil qui vous permet d’effectuer des requêtes pour visualiser les différentes données. Vous pourrez ainsi réaliser des reportings à présenter auprès de votre direction. Ce critère est d’autant plus important qu’il revalorise le travail des RH. Les RH n’ont plus à organiser la prise de congés et à transmettre les informations nécessaires aux gestionnaires de paie, ils sont donc disponibles pour réaliser des analyses stratégiques et prendre des décisions qui optimisent les process de l’entreprise.
3. Un paramétrage sur-mesure
Votre outil de gestion de paie doit ensuite pouvoir s’adapter à toute les spécificités de votre structure. Combien de managers valident les congés ? Dans quels cas les RH font-ils partie du circuit de validation ? A quelle convention collective l’entreprise est-elle rattachée ? De combien de jours de RTT disposent les collaborateurs ?… La solution choisie doit pouvoir permettre de gérer tous les éléments qui ont un impact sur la gestion et le calcul des jours de congés.
Le calcul et le contrôle des soldes de congés des salariés doit être automatisé en fonction des contraintes et des cas particuliers : date d’embauche, absences éventuelles, changement d’horaires de travail… Veillez donc à ce que l’éditeur de logiciel propose un paramétrage sur mesure et qu’il soit capable d’adapter les workflows à vos besoins internes.
4. Un logiciel qui fluidifie la gestion administrative des congés
La digitalisation de la gestion des congés et des absences n’a de sens que si elle permet d’en fluidifier la gestion. Dès lors, prêtez attention à ce que votre futur logiciel facilite le calcul des régularisations, la gestion des absences dans leur globalité, la coordination des arrivées et des départs des collaborateurs… En somme, l’outil pour lequel vous optez doit constituer un véritable support organisationnel et décisionnel. Chaque acteur de l’entreprise doit recevoir les bonnes notifications au bon moment, et disposer d’informations et de fonctionnalités qui l’aident dans la gestion administrative des congés.
5. Un outil évolutif
Soyez également attentif à l’évolutivité du logiciel. La gestion des congés relève en effet d’un processus complexe et dépend d’une réglementation stricte. Il est donc important que l’éditeur du logiciel prenne en compte les retours des utilisateurs pour couvrir leurs besoins. Veillez alors à ce que votre futur prestataire vous fournisse un accompagnement, et soit à même de faire évoluer l’outil en fonction de vos requêtes. Pour bénéficier d’une solution sur-mesure, vous devez en outre pouvoir vous appuyer sur une équipe disponible, capable de vous aider à identifier tous vos besoins et de déployer un environnement technique qui y réponde parfaitement. Un service client réactif vous permettra ensuite d’ajuster la solution en fonction de l’évolution de votre activité.
6. Un logiciel interconnecté avec les logiciels de comptabilité
Il y a fort à parier pour que vous disposiez déjà d’un logiciel de comptabilité. Votre outil de gestion des congés doit alors pouvoir s’y connecter, de sorte à assurer l’export des congés payés. Cela vous fera gagner un temps précieux au moment de répercuter les jours de congés payés sur la paie. Toutefois, ne vous contentez pas d’un outil uniquement interconnecté avec votre logiciel de comptabilité actuel. Il est en effet possible que vous changiez un jour de logiciel de comptabilité : opter pour un outil de gestion des congés paramétrable avec tous les logiciels de comptabilité vous facilitera alors la tâche.
7. Une solution ergonomique et facile à prendre en main
L’ergonomie et la prise en main du logiciel est un élément à ne pas prendre à la légère. Pour que les collaborateurs s’emparent de l’outil, soient autonomes et n’assaillent pas de questions les RH, il est en effet primordial d’opter pour un logiciel simple à utiliser et dans l’air du temps. Par ailleurs, une solution ergonomique facilitera le travail des RH. Si le logiciel de gestion des congés est compliqué à utiliser, le gain de temps réalisé ne sera qu’embryonnaire.
La plupart des logiciels de gestion des congés proposent des fonctionnalités et une approche similaires. Le point de différenciation à prendre en compte relève alors principalement de l’aspect visuel de l’interface et de l’ergonomie de l’outil. Prêtez donc attention à ces aspects dans le choix de votre logiciel !
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