Toutes les entreprises sont en quête de solutions pour fluidifier et simplifier leurs processus de gestion du personnel. La digitalisation de la gestion des congés et des absences des collaborateurs apporte une réponse simple et efficace à cette problématique. En effet, elle simplifie un nombre considérable de tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines. L’organisation de l’entreprise est alors plus pertinente, et les besoins de chacune des parties prenantes sont satisfaits. L’expérience collaborateur s’en trouve améliorée. Découvrez dans cet article les 4 bonnes raisons de digitaliser vos processus de gestion des congés payés.
Pourquoi est-il important d’optimiser la gestion des congés des employés ?
La gestion des congés et des absences du personnel est une question cruciale pour les départements RH, souvent surchargés de travail. En effet, pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, une excellente organisation des processus est essentielle. En ce sens, la digitalisation de la gestion des congés payés apporte généralement un grand soulagement au personnel des ressources humaines. Débarrassés du papier et des feuilles Excel, les RH ont toutes les informations sous contrôle et à portée de main.
La bonne planification des congés, associée à une visibilité claire et un suivi transparent, permet également aux managers d’orchestrer les activités de l’entreprise sans perturber la productivité. De plus, le fait de pouvoir signaler les absences à tout moment et dans le canal de leur choix, apporte une certaine sérénité aux collaborateurs, qui voient leurs besoins reconnus par l’entreprise.
Gérer les absences sans le soutien de la technologie : les risques
De nombreuses situations différentes peuvent se produire lorsque le processus de gestion des absences n’est pas soutenu par un système automatisé approprié. Les conséquences, elles, ne changent pas : un impact négatif sur l’organisation de l’entreprise, tant en termes d’heures de travail, que de satisfaction du personnel. Citons aussi un risque d’erreurs accru, et une charge de travail plus élevée.
Jongler avec les nombreux éléments à prendre en compte n’est pas chose aisée dans un flux de communication particulièrement dynamique et varié. Ne pas être en mesure de le gérer les congés grâce à des systèmes précis et informatisés pourrait, au mieux, entraîner une baisse de la productivité. Au pire, le non-respect du droit du travail.
Gestion des congés : les 4 principaux avantages de la digitalisation
1. Un respect total de la législation
Congés payés, RTT, congés maladie… En termes de gestion des absences des collaborateurs, la Loi française est à la fois précise et complexe. La digitalisation de la gestion des congés permet alors de réduire le risque d’erreurs et de sécuriser les processus grâce à la traçabilité des demandes. Avec l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés payés, les collaborateurs peuvent également suivre en temps réel leur solde de congés. Si la solution choisie est capable de se connecter avec un logiciel de gestion de la paie, les données seront automatiquement transmises pour l’établissement des fiches de paie. Une transparence appréciée des collaborateurs, puisqu’elle leur garantit une paie plus fiable et juste.
2. Une vraie opportunité de se concentrer sur les objectifs commerciaux pour l’ensemble de l’entreprise
Il est très difficile pour une entreprise d’atteindre ses objectifs commerciaux dans un environnement où la gestion du personnel est chaotique et confuse. La digitalisation de la gestion des congés et des absences des équipes permet aux entreprises de se concentrer sur les principaux objectifs de l’entreprise, la production et les ventes.
En outre, dans un environnement hyperconcurrentiel où la vitesse de l’information joue un rôle très important, l’utilisation de systèmes lents et traditionnels dans la gestion du personnel fait paraître l’entreprise obsolète. L’utilisation des méthodes de gestion des présences sur papier, ou à l’aide de feuilles de calcul, peut entraîner des problèmes qui se répercuteront tôt ou tard sur la qualité du produit ou du service offert. Une mauvaise gestion des congés du personnel pourrait entraîner à terme, une perte de crédibilité de l’entreprise.
3. Davantage de temps à consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée…
Souvent, la gestion des présences et des congés est considérée comme une tâche non productive. L’utilisation de systèmes intégrés, basés sur le web, intuitifs et faciles à utiliser, offre la possibilité de gérer le personnel de manière plus efficace et plus moderne. Le personnel RH peut ainsi se concentrer plus facilement sur ses objectifs stratégiques, tandis que tous les collaborateurs gagnent du temps dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes.
Le responsable RH aura davantage de temps à accorder à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion du personnel, la sélection, la formation, la progression de carrière, les politiques de rémunération, les procédures de démission et de licenciement, la gestion des relations de travail…
Grâce à la digitalisation des processus, il est beaucoup plus facile d’attribuer les congés de manière correcte et cohérente, en évitant les erreurs et les conflits. Le collaborateur sera plus engagé et motivé pour accomplir ses tâches, sachant qu’il peut compter sur un système équitable, efficace et flexible.
4. …et des collaborateurs plus satisfaits !
L’utilisation d’un système intégré de gestion des absences des équipes permet aux employés d’intervenir directement dans le processus. En effet, ils peuvent directement faire leurs demandes de congés depuis un système interactif. Le responsable reçoit alors une notification immédiate de la demande de l’employé et peut décider de l’approuver ou non. Ainsi, avec une vue d’ensemble, il peut prendre des décisions cohérentes, rapides et efficaces. Dans le même temps, les employés apprennent à mieux se coordonner avec les besoins de l’entreprise et ceux de leurs collègues, créant ainsi un environnement de travail plus collaboratif et productif.
Keeple est un outil de gestion des congés payés, simple d’utilisation, ergonomique qui simplifie le travail des services RH, mais aussi celui des collaborateurs et de leurs managers. Avec Keeple, les collaborateurs ont accès à leur solde de congés en temps réel et peuvent effectuer une demande de congés directement depuis le logiciel. Les managers sont alertés instantanément d’une nouvelle demande de congés et peuvent la valider en fonction du planning de l’équipe. Avec Keeple, le service RH bénéficie d’un export automatique des congés vers le logiciel de paie, et dispose de KPI éclairants dans le tableau de bord mis à sa disposition. Vous souhaitez équiper votre entreprise d’un logiciel de gestion des congés qui permet à l’ensemble de l’entreprise de gagner en transparence ? Contactez-nous !
