L’indemnité compensatrice de congés payés fait partie des sommes que le salarié peut percevoir à la fin de son contrat. Cette indemnité constitue donc un élément important de la paie, d’autant qu’il s’agit d’une obligation légale. Toutefois, le calcul des indemnités compensatrices de congés payés est parfois mal connu. Voici ce qu’il faut savoir sur le sujet.
Indemnité compensatrice de congés payés : de quoi s’agit-il ?
Lorsque le salarié n’a pas pris la totalité des jours de congés auxquels il avait droit au moment de la rupture de son contrat de travail, il perçoit une indemnité compensatrice de congés payés. Le montant de cette indemnité dépend du nombre de jours de congés dont le salarié n’a pas pu bénéficier.
L’indemnité compensatrice est due en toutes circonstances et pour tout type de contrat : rupture du CDI, rupture du CDD, travail intérimaire, retraite, fin de période d’essai, démission, licenciement…
A noter : Si avant le 4 mars 2016 l’indemnité compensatrice de congés payés n’était pas versée en cas de licenciement pour faute lourde, la réglementation a évolué. Cette spécificité a été en effet été jugée contraire à la Constitution : l’indemnité compensatrice de congés payés est donc désormais due, même en cas de licenciement pour faute lourde.
L’employeur verse l’indemnité compensatrice de congés payés avec le dernier salaire dû, et en fait figurer le montant dans le reçu pour solde de tout compte. Le salarié perçoit donc cette indemnité au plus tard à la date de versement de son dernier salaire.
Indemnité compensatrice de congés payés : comment la calculer ?
L’employeur doit calculer le nombre de jours de congés acquis sur la période de référence, et non utilisés par le salarié à la date de rupture du contrat. Le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés prend alors en compte la fraction de jours de congés non pris.
Il existe deux méthodes pour calculer l’indemnité :
- La règle du dixième : L’indemnité est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence.
- La règle du maintien de salaire : L’indemnité est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler.
Des deux méthodes, l’entreprise a pour obligation de retenir la plus favorable au salarié.
Pour effectuer le calcul, l’employeur peut s’appuyer :
- Soit sur l’horaire réel du mois ;
- Soit sur le nombre moyen de jours ouvrables, ou de jours ouvrés ;
- Soit sur le nombre réel de jours ouvrables, ou de jours ouvrés.
A noter :
- Calcul en jours ouvrables : Le calcul se fait sur tous les jours de la semaine, excepté le dimanche et les jours fériés.
- Calcul en jours ouvrés : Le calcul se fait sur les jours de la semaine travaillés, habituellement du lundi au vendredi.
Exemple de calcul d’indemnité compensatrice de congés payés
Pour comprendre plus concrètement comment calculer l’indemnité compensatrice de congés payés, prenons l’exemple d’un salarié qui perçoit 21 840€ bruts au cours de la période de référence – soit 1 820€ par mois – et à qui il reste deux semaines de congés payés :
Calcul de l’indemnité compensatrice avec la méthode du dixième
21 840/10 = 2 184€ pour un congé d’une durée de 30 jours ouvrables, ou 25 jours ouvrés.
- Pour 2 semaines de congés, en jours ouvrables (soit 12 jours) : (21 840/10) x (12/30) = 873,60€
- Pour 2 semaines de congés, en jours ouvrés (soit 10 jours) : (21 840/10) x (10/25) = 873,60€
Calcul de l’indemnité compensatrice avec la méthode du maintien de salaire
Si le salarié effectuait 35h de travail par semaine, soit 7 heures par jour, le nombre réel d’heures travaillées dans le mois était de 147 heures (le mois comporte 21 jours ouvrés donc 7 x 21). Le nombre d’heures de congés non pris est quant à lui de 70 (10 jours de congés x 7). Ce qui donne : 1820 x (7×10) / (7×21) = 866,66€
- Le salarié perçoit le montant le plus favorable, c’est-à-dire 873,60€ d’indemnités compensatrices de congés payés.
Indemnité compensatrice de congés payés, de l’importance d’anticiper les fins de contrat des collaborateurs
Vous l’aurez compris : le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés peut être fastidieux, et est soumis à une réglementation stricte. Les fins de contrat des collaborateurs constituent alors un véritable enjeu pour les services RH. Lorsque le collaborateur arrive à la fin de son contrat de travail, deux cas de figure peuvent se présenter :
- Il prend tous ses jours de congés avant la rupture de son contrat : l’équipe se retrouve alors en sous-effectif ;
- Il ne prend pas ses congés : l’entreprise doit lui payer l’indemnité compensatrice, pouvant atteindre des montants conséquents.
Il est donc primordial de diminuer le risque financier pour l’entreprise, et d’anticiper les fins de contrat des collaborateurs pour éviter toute incidence sur l’organisation du travail des équipes. A ce titre, la digitalisation de la gestion des congés payés est particulièrement efficace. En effet, grâce à un logiciel de gestion des congés et des absences, vous gagnez en visibilité : vous pouvez anticiper les fins de contrat, vous limitez le risque de pénurie d’employés et vous bénéficiez du calcul automatique des indemnités compensatrices. Fini la paperasse et les surprises en fin de contrat !
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