A mesure que l’entreprise se développe, la gestion des congés et des absences des collaborateurs se complexifie. Les RH doivent gérer le solde de congés de chaque salarié, anticiper leur prise pour assurer la continuité de l’activité, reporter les congés payés sur la paie en évitant les erreurs, faire face aux cas particuliers… Si pour les TPE, la gestion manuelle reste faisable ; pour les PME, les fichiers Excel et les échanges d’emails montrent rapidement leurs limites.
Pour accompagner les RH dans cette tâche fastidieuse, N2JSoft a développé un logiciel de gestion des congés payés et des absences : Keeple. Son objectif ? Simplifier le travail des services RH, mais également le quotidien des collaborateurs et des managers. Explications.
Keeple simplifie le quotidien des collaborateurs
Keeple propose aux collaborateurs un espace dédié sur lequel ils peuvent consulter leur solde de jours de congés par type (CP, RTT, récupération…) ainsi qu’une interface depuis laquelle ils peuvent réaliser directement leurs demandes de congés.
Pour que les collaborateurs s’emparent de l’outil, soient autonomes et n’assaillent pas de questions les RH, l’ergonomie et la prise en main du logiciel sont primordiales. Pour répondre à ce besoin, Keeple est un logiciel simple à utiliser et dans l’air du temps. Il permet aux collaborateurs de connaître (et comprendre) le nombre de jours de congés qu’il leur reste. Ainsi, vous évitez les sollicitations et les questions intempestives auprès du service RH. Par ailleurs, Keeple prévoit une vision des données en temps réel, ce qui permet d’éviter les frustrations des collaborateurs, en cas de perte de jours de congés non posés par exemple.
L’accessibilité de l’information est un excellent moyen de responsabiliser les collaborateurs. C’est pour cette raison que Keeple permet à chacun d’avoir accès au planning des équipes. Les collaborateurs sont ainsi capables de se rendre compte qu’ils ne peuvent pas poser de jour de congé à telle date, car leur binôme sera lui aussi absent.
Avec Keeple, les collaborateurs ont :
- Une visibilité du solde de jours de congés,
- Un planning des congés par équipe,
- Une interface intuitive,
- La possibilité de demander des jours de congés en quelques clics.
Keeple facilite l’attribution des congés pour les managers
Keeple propose aux managers un tableau de bord complet et intuitif pour leur offrir plus de visibilité sur les jours de congés pris et ceux qui restent à prendre par leurs équipes. Ils bénéficient également d’une interface dédiée pour accepter/refuser les demandes de congés des collaborateurs.
Pour faciliter les process de validation et refus de congés, Keeple s’adapte à toutes les spécificités de votre structure.
- Quels sont les effectifs de votre structure ?
- Avez-vous un logiciel de paie ?
- Combien de managers valident les congés ?
- Les demandes passent-elles par les RH en plus des managers ?
- A quelle convention collective est rattachée l’entreprise ?
- De combien de jours de RTT disposent les collaborateurs ?
- De quels types de circuits de validation ? 1, 2 ou 3 niveaux ?
- De quels types de conventions de forfait ? Heure, jour, mois, année ? Selon les cadres (forfait de 128 jours, RTT, etc.) et non cadres (35h, 37h + RTT, etc.) ?
- Quels cycles de travail (2*8, 3*8, 4 jours, etc.) ?
- …
En phase d’implémentation, Keeple est paramétré en fonction de vos process internes pour prendre en compte tous les éléments qui ont un impact sur les compteurs de jours de congés. Aussi, le calcul et le contrôle des soldes de congés des salariés sont automatisés en fonction des contraintes et des cas particuliers : date d’embauche, absences éventuelles, changement des horaires de travail, etc.
En somme, Keeple adapte les workflows à votre besoin interne. Ce paramétrage sur-mesure vous permet d’optimiser la gestion administrative des congés et de fluidifier les process de l’entreprise. En outre, le logiciel de gestion des congés et des absences Keeple est paramétrable à deux niveaux :
- Au niveau organisationnel : profils personnalisables, groupes d’utilisateurs et liens hiérarchiques.
- Au niveau décisionnel : circuits de validation adaptés aux types d’absences et envoi de notifications ciblées en fonction des situations.
Keeple optimise la gestion des congés pour le service RH
Keeple propose aux RH un espace de centralisation de l’information qui fournit une vision d’ensemble et des chiffres clés. Les RH bénéficient de fonctionnalités clés qui facilitent la gestion administrative des congés : gestion des certificats d’absence, calcul des régularisations, gestion des absences au global, gestion des arrivées et des départs des collaborateurs, calculs automatiques pour la paie…
Simple d’utilisation et ergonomique, Keeple donne aux RH une vision des congés en temps réel. Vous bénéficiez ainsi d’un support à la prise de décision. En plus de vous accompagner dans la gestion des absences, Keeple vous permet de bénéficier d’un export automatique des congés vers le logiciel de paie, et de disposer de KPI (indicateurs-clés de performance) éclairants. A la clé :
- Des données sécurisées,
- Une standardisation du circuit de validation,
- Un logiciel intuitif, avec une prise en main facilitée,
- Une centralisation des données et des documents,
- Un tableau de bord avec KPI complets,
- Des calculs automatisés,
- Une intégration avec le logiciel comptable.
Que ce soit du point de vue des collaborateurs, des managers ou des RH, le logiciel Keeple permet d’anticiper la prise de congés afin de maintenir une permanence dans les services. Le roulement des équipes est ainsi assuré, ce qui permet d’éviter que certaines équipes ne se retrouvent en sous-effectif, faute d’anticipation. En somme, Keeple simplifie la vie des collaborateurs et améliore la communication et la cohésion inter et intra service, en apportant de la visibilité à chacun. De cette façon, la gestion des congés ne pèse plus uniquement sur les RH et les managers. A la clé : moins de charge mentale et des tensions évitées !
Pour conclure…
La digitalisation de la gestion des congés et des absences des salariés apporte une réponse simple et efficace pour fluidifier et simplifier la gestion du personnel de l’entreprise. En effet, adopter une solution de gestion des congés telle que Keeple simplifie un nombre considérable de tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines. L’organisation de l’entreprise est alors plus pertinente, et les besoins de chacune des parties prenantes sont satisfaits.
- Les salariés peuvent réaliser une demande de congés en quelques clics et connaître leur solde de jours de congés en un coup d’œil ;
- Les managers peuvent connaître les jours de présence et d’absence des équipes et gagner du temps dans la validation des congés ;
- Le service RH bénéficie d’une information centralisée et de calculs automatisés pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Alors, prêt à franchir le pas ? Réservez votre démo dès maintenant !
