Les services RH doivent aujourd’hui gérer de nombreux aspects : administration du personnel, gestion des talents, développement des compétences, bien-être au travail et engagement des collaborateurs. Pour mener à bien ces missions essentielles, les outils digitaux RH sont des incontournables.
La digitalisation des processus RH permet à la fois d’optimiser la performance des équipes RH et d’améliorer l’expérience collaborateur. Les solutions RH facilitent grandement la gestion au quotidien.
Vous entamez votre transformation digitale ? Vous souhaitez optimiser vos outils existants ? Quel que soit votre choix, cet article vous guidera à travers les 10 familles d’outils indispensables pour moderniser vos processus RH.
La gestion du temps et des congés, la base d'une organisation efficace
La gestion du temps de travail et des congés constitue souvent le premier pas vers la digitalisation des processus RH, tant son impact est immédiat sur le quotidien de l’entreprise.
Pourquoi digitaliser la gestion des temps et des congés ?
- Pour les RH :
- Automatisation des calculs d’heures et des soldes de congés
- Simplification des reportings et des exports pour la paie
- Sécurisation des données et respect de la législation
- Pour les managers :
- Vue d’ensemble des présences de leur équipe
- Validation simplifiée des demandes de congés
- Meilleure anticipation des absences
- Planification facilitée des effectifs
- Pour les collaborateurs :
- Consultation en temps réel de leurs soldes de congés
- Demandes de congés en quelques clics
- Transparence sur le traitement de leurs demandes
- Accès à leur planning depuis n’importe où
Les fonctionnalités
Un outil de gestion des temps et des congés doit proposer :
- La gestion des demandes de congés et d’absences
- Le suivi du temps de travail (badgeage, heures supplémentaires)
- La planification des équipes
- La génération de reportings
- L’export des données vers la paie
Les solutions
- Keeple : Solution française particulièrement appréciée des PME pour sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive
- Timmy Absences : Outil complet qui s’intègre parfaitement dans un SIRH existant
- Kelio : Acteur historique proposant des solutions complètes de gestion des temps.
La gestion de la paie et des données administratives, sécurité et efficacité
Une erreur peut entraîner des conséquences importantes, tant sur le plan social que légal. La digitalisation de ces processus permet de sécuriser ces opérations sensibles tout en gagnant en efficacité.
Pourquoi basculer vers la digitalisation de la paie ?
- Pour les RH :
- Automatisation des calculs et des déclarations sociales
- Mise à jour automatique des règles légales
- Diminution des risques d’erreurs
- Traçabilité des opérations effectuées
- Gain de temps considérable sur les tâches répétitives
- Pour les managers :
- Accès aux données de masse salariale de leur équipe
- Suivi facilité des éléments variables de paie
- Meilleure visibilité sur les coûts
- Pour les collaborateurs :
- Accès permanent aux bulletins de paie dématérialisés
- Coffre-fort numérique personnel et sécurisé
- Possibilité de faire des demandes en ligne (acomptes, attestations)
Les fonctionnalités
Un système de gestion de la paie performant doit inclure :
- Le calcul automatisé des paies
- La gestion des déclarations sociales
- La dématérialisation des bulletins de paie
- Le coffre-fort numérique
- Les interfaces avec la comptabilité
- Le pilotage de la masse salariale
Les solutions
- Silae : Leader français de la paie en SaaS, particulièrement adapté aux PME
- ADP : Acteur international reconnu proposant des solutions pour toutes les tailles d’entreprise
- PayFit : Logiciel de paie et de ressources humaines intuitif et automatisé.
Le recrutement et la gestion des talents pour optimiser votre sourcing
Pour attirer les meilleurs talents, disposer d’outils de recrutement performants est devenu primordial. Les solutions de recrutement modernes (ATS – Applicant Tracking System) permettent d’optimiser l’ensemble du processus, du sourcing à l’intégration.
Les principaux bénéfices
- Pour les RH :
- Centralisation des candidatures
- Suivi simplifié des processus de recrutement
- Constitution d’un vivier de talents
- Communication facilitée avec les candidats
- Pour les managers :
- Implication simplifiée dans le processus
- Accès rapide aux profils pertinents
- Collaboration facilitée avec les RH
- Pour les candidats :
- Expérience de candidature fluide
- Suivi transparent de leur candidature
- Communication régulière sur leur avancement
Les fonctionnalités
Un ATS efficace doit proposer :
- La publication d’offres multicanales
- Le tri automatique des CV
- Le suivi des candidatures
- Les évaluations collaboratives
- La gestion d’un vivier de talents
- Des modèles de communication
Les solutions
- Taleez : Logiciel clé en main de gestion des recrutements
- Flatchr : Solution SaaS française axée sur la collaboration qui fait gagner jusqu’à 8h par semaine dans la gestion des CV
- Between : Créé par des recruteurs, cet ATS permet de diffuser vos offres en un clic sur plus de 150 jobboards tout en facilitant le sourcing direct sur LinkedIn grâce à son extension Chrome dédiée
Formation et développement des compétences : Investir dans le capital humain
Les plateformes de Learning Management System (LMS) permettent de digitaliser et d’optimiser ces processus essentiels.
Les apports de la digitalisation de la formation
- Pour les RH :
- Pilotage simplifié du plan de développement des compétences
- Suivi automatisé des obligations légales
- Reporting détaillé sur les formations suivies
- Gestion facilitée des budgets formation
- Pour les managers :
- Suivi du développement de leurs équipes
- Identification des besoins en formation
- Visualisation des compétences disponibles
- Pour les collaborateurs :
- Accès à un catalogue de formations
- Apprentissage à leur rythme
- Suivi de leur progression
- Formation en situation de travail
Les fonctionnalités
Une plateforme LMS moderne doit inclure :
- Un catalogue de formations varié (e-learning, présentiel, blended)
- Des outils d’évaluation des compétences
- Le suivi des parcours de formation
- Des fonctionnalités sociales (forums, partage)
- Des tableaux de bord analytiques
- La gestion des certifications
Les solutions
- 360Learning : Plateforme collaborative qui permet aux experts internes de créer facilement des contenus de formation et favorise l’apprentissage social
- Rise Up : Solution française complète qui se distingue par son approche « blended learning » combinant formation digitale et présentielle
SIRH et gestion administrative, le cœur de votre système RH
Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) centralise et sécurise l’ensemble des données du personnel, tout en automatisant les processus administratifs.
Les avantages
- Pour les RH :
- Base de données unique et fiable
- Dossiers numériques des salariés centralisés
- Automatisation des processus administratifs
- Réduction des erreurs de saisie
- Pour les managers :
- Accès aux informations de leur équipe
- Validation des demandes simplifiée
- Tableaux de bord RH personnalisés
- Pour les collaborateurs :
- Portail RH accessible 24/7
- Mise à jour autonome des informations personnelles
- Accès aux documents administratifs
Les fonctionnalités
Un SIRH performant doit intégrer :
- La gestion administrative du personnel
- Le suivi des entretiens et des évaluations
- La gestion documentaire
- Les workflows de validation
- Le reporting RH
- Les interfaces avec les autres outils
Les solutions
- Lucca : Suite RH modulaire française, appréciée pour sa simplicité d’utilisation et son approche « à la carte »
- Nibelis : SIRH complet incluant la paie, adapté aux PME et ETI françaises
Communication interne et engagement pour connecter vos équipes
Une communication interne efficace est essentielle pour l’engagement des collaborateurs. Les outils digitaux facilitent les échanges et renforcent le sentiment d’appartenance.
Les fonctionnalités
- Réseaux sociaux d’entreprise pour le partage d’informations
- Solutions de sondage pour mesurer le climat social
- Plateformes de suggestion et d’innovation participative
Les solutions
- Whaller : Réseau social d’entreprise français sécurisé
- Culture Amp : Plateforme d’enquêtes et de feedback
Gestion de la performance : Valoriser les talents
Les fonctionnalités
- Fixation et suivi des objectifs
- Entretiens annuels digitalisés
- Évaluation des compétences
- Feedback continu
Les solutions
- Eletive : Plateforme moderne de gestion de la performance
- Workday : Solution d’analyse de l’engagement grâce aux sondages
Réussir l'intégration avec l’onboarding
Les fonctionnalités
- Parcours d’intégration digitalisé
- Check-lists automatisées
- Support documentaire centralisé
- Suivi de la période d’essai
Les solutions
- Welcome to the Jungle : Plateforme d’onboarding moderne
- HeyTeam : Solution française spécialisée en onboarding, reboarding et offboarding
People Analytics : Piloter par les données
Les fonctionnalités
- Tableaux de bord RH
- Indicateurs sociaux automatisés
- Analyse prédictive
- Reporting légal
Les solutions
- Workday Analytics : Analytics intégré au SIRH
- PowerBI : Pour des analyses RH personnalisées
QVT et bien-être ou comment prendre soin des équipes
Les fonctionnalités
- Plateformes de bien-être (méditation, sport)
- Outils de prévention des RPS
- Applications de reconnaissance entre pairs
Les solutions
- Moodwork : Solution complète de QVT
- Cegid Wittyfit : Plateforme de mesure et d’amélioration de la QVT
- Gymlib : Avantage salarié de sport en entreprise qui permet aux collaborateurs d’avoir accès à des activités sport et bien-être.
La réussite de votre transformation digitale RH repose finalement sur trois piliers : des outils adaptés à vos besoins, un accompagnement au changement efficace et l’adhésion de vos collaborateurs. Prenez le temps de construire votre écosystème d’outils RH pas à pas, en impliquant vos utilisateurs. Car à la fin, ce sont eux qui feront le succès de votre digitalisation RH.
