Le droit à la formation est un pilier fondamental de notre système social qui offre aux salariés la possibilité d’enrichir leurs compétences et de s’adapter aux évolutions du monde professionnel. Cette obligation légale pour l’employeur se traduit par des dépenses directes et des contributions obligatoires, dont les modalités sont encadrées par la loi.
À travers cet article, nous vous guidons sur les bonnes pratiques pour optimiser vos ressources et faire de la formation un véritable investissement pour votre entreprise.
Le financement direct des formations
Le plan de développement des compétences (anciennement appelé « plan de formation ») est un outil de gestion stratégique qui permet à l’employeur d’identifier et de planifier les actions de formation nécessaires pour ses salariés. Non obligatoire, il est cependant fortement recommandé pour assurer une gestion optimale du budget formation et garantir le respect des obligations légales de l’employeur en matière de formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences joue un rôle clé dans :
- L’adaptation des salariés à leur poste de travail : en leur permettant d’acquérir les compétences nécessaires pour faire face aux évolutions technologiques, organisationnelles ou liées à leur métier.
- Le maintien de leur employabilité : en leur offrant des opportunités de développer de nouvelles compétences et d’élargir leurs perspectives professionnelles.
- La performance globale de l’entreprise : en favorisant l’acquisition de compétences clés pour atteindre les objectifs stratégiques.
Modalités de mise en œuvre du plan de développement des compétences
L’élaboration du plan de développement des compétences se déroule en plusieurs étapes :
- Identification des besoins de formation : L’employeur évalue les compétences actuelles de ses salariés, les compare aux compétences requises pour les postes actuels et futurs, et identifie les écarts à combler.
- Définition des objectifs de formation : En fonction des besoins identifiés, l’employeur fixe des objectifs précis pour chaque action de formation, en termes de compétences à acquérir, de performance attendue, etc.
- Choix des actions de formation : L’employeur sélectionne les formations les plus adaptées pour atteindre les objectifs fixés, en tenant compte des contraintes budgétaires, logistiques et des préférences des salariés.
- Mise en œuvre des actions de formation : L’employeur organise les formations, en interne ou en externe, et assure le suivi de la participation des salariés.
- Évaluation des résultats : L’employeur évalue l’efficacité des formations en mesurant l’acquisition des compétences, l’impact sur la performance des salariés et la satisfaction des participants.
Prise en charge des coûts de formation : Employeur et OPCO
Le financement direct des formations inscrites au plan de développement des compétences est assuré principalement par l’employeur. Celui-ci prend en charge les frais pédagogiques, les frais annexes (déplacements, hébergement, restauration) ainsi que la rémunération du salarié pendant son absence en formation.
Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent bénéficier d’une aide financière de leur OPCO (Opérateur de Compétences) pour la prise en charge de certains coûts de formation. Les OPCO ont également un rôle d’accompagnement et de conseil auprès des entreprises dans la mise en œuvre de leur politique de formation.
La participation financière annuelle
La contribution à la formation professionnelle (CFP)
La contribution à la formation professionnelle (CFP) est une contribution obligatoire que les employeurs doivent verser chaque année pour financer le système de formation professionnelle en France. Elle a été instaurée par la loi « Avenir professionnel » de 2018 et regroupe l’ancienne taxe d’apprentissage et la contribution à la formation professionnelle continue.
Employeurs concernés par la CFP
La CFP concerne tous les employeurs, quelle que soit leur activité, leur forme juridique ou leur régime d’imposition. Seuls l’État, les établissements publics administratifs et les collectivités locales en sont exonérés.
Affectation des fonds de la CFP
Les sommes collectées au titre de la CFP sont centralisées par France Compétences, un établissement public national chargé de gérer et de répartir les fonds de la formation professionnelle. Ces fonds sont ensuite redistribués aux différents organismes financeurs (OPCO, Pôle emploi, etc.) pour financer :
- Les formations des salariés des entreprises de moins de 50 salariés
- Les formations des demandeurs d’emploi
- L’apprentissage
- La professionnalisation
- D’autres dispositifs de formation professionnelle
La contribution CPF-CDD
La contribution CPF-CDD est une contribution spécifique destinée à financer le compte personnel de formation (CPF) des salariés en contrat à durée déterminée (CDD). Elle est due par toutes les entreprises ayant employé des salariés en CDD au cours de l’année civile, quel que soit leur effectif.
Employeurs concernés par la contribution CPF-CDD
Tous les employeurs ayant recours à des contrats à durée déterminée sont redevables de la contribution CPF-CDD, à l’exception de ceux ayant conclu :
- Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation, qui bénéficient d’un financement spécifique
- Les CDD saisonniers, en raison de leur nature temporaire et de leur lien avec une activité saisonnière
- Les CDD conclus avec des sportifs et des entraîneurs professionnels, soumis à des régimes spécifiques
- Les CDD suivis d’un CDI, car le salarié bénéficie alors du financement de la formation professionnelle continue dans le cadre de son CDI
- Les CDD conclus avec des jeunes pendant leur cursus scolaire, pour favoriser leur insertion professionnelle.
De l'évaluation des besoins à l'engagement des employés
Une gestion efficace du budget formation repose sur une approche structurée.
1. Évaluation des besoins de formation
Il faut tout d’abord identifier les compétences clés nécessaires à l’entreprise pour atteindre ses objectifs stratégiques. Il s’agit ensuite d’analyser les écarts entre les compétences actuelles des employés et celles souhaitées, en s’appuyant sur des entretiens individuels, des évaluations de performance ou des questionnaires. La collecte des demandes de formation émanant des employés et des managers est également essentielle pour cerner leurs aspirations et leurs besoins spécifiques. Enfin, il convient de prioriser les besoins de formation en fonction de leur impact potentiel sur la performance de l’entreprise et de leur alignement avec les objectifs stratégiques.
2. Planification du budget formation
Cela implique de définir le montant global alloué à la formation en tenant compte des objectifs de l’entreprise, de sa taille et de ses ressources financières. Il est ensuite nécessaire de répartir ce budget entre les différents types de formation (interne, externe, individuelle, collective) en fonction des priorités établies. Vous devez anticiper l’ensemble des coûts liés à la formation, incluant non seulement les frais pédagogiques, mais aussi les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration, ainsi que le coût de la rémunération du salarié pendant son absence.
3. Optimisation du budget formation
La négociation des tarifs avec les organismes de formation, l’utilisation des dispositifs de financement existants (OPCO, CPF, etc.) et la favorisation des formations en interne ou à distance sont autant de leviers pour réduire les coûts. L’évaluation régulière de l’efficacité des formations permet d’identifier les actions les plus pertinentes et d’ajuster le budget en conséquence afin de garantir un retour sur investissement optimal.
4. Communication et engagement
Vous vous devez d’informer les salariés sur les opportunités de formation disponibles, de les encourager à y participer activement et de valoriser les formations suivies. La mesure de l’impact des formations sur la performance de l’entreprise permet de démontrer leur valeur ajoutée et de renforcer l’engagement des employés dans leur développement professionnel.
Optimisation de l'évaluation des besoins grâce à Keeple Temps & Activités
L’identification précise des besoins de formation est un élément clé pour maximiser l’efficacité de votre budget.
Grâce aux rapports détaillés sur les projets et les activités, vous pouvez identifier les domaines où des lacunes en compétences pourraient exister. Par exemple, si certains employés passent un temps disproportionné sur des tâches spécifiques ou rencontrent des difficultés récurrentes, cela peut indiquer un besoin de formation complémentaire.
En croisant les données de Keeple Temps & Activités avec les évaluations de performance et les entretiens individuels, vous obtiendrez une vision complète des besoins de formation de vos équipes, vous permettant ainsi de cibler vos investissements de manière optimale et d’accroître l’impact de vos actions de formation.
