Aujourd’hui, la digitalisation atteint toutes les strates de l’entreprise, quelle que soit sa taille. De la petite TPE à l’ETI, la gestion des plannings et des congés représente souvent un casse-tête pour les RH qui recourent à des tableaux Excel ou à des documents Word. Pourtant, ces outils du quotidien peuvent vite montrer leurs limites. Erreurs de synchronisation des fichiers, erreurs de saisie, fichiers supprimés par accident, oubli fréquent de transmettre des justificatifs d’absence… ces incidents arrivent très souvent !
Pour éviter que les services RH ne se retrouvent dans l’une de ces situations, Keeple a trouvé la solution idéale : un outil d’optimisation et de gestion des congés et des plannings. Découvrez sans plus attendre comment Keeple va devenir l’allié de votre quotidien !
Quelles sont les problématiques que rencontrent les services RH dans la gestion des plannings et des congés ?
Une gestion manuelle des plannings et des congés peut être difficile à conduire au quotidien et générer plusieurs problématiques (erreurs de saisie, feuilles égarées, fichiers supprimés, etc.). Les principales problématiques rencontrées par les services RH dans la gestion quotidienne des congés et des absences des employés concernent :
- La récolte de l’information : récolter les demandes et les suivis, les saisir ou les retrouver dans des fichiers Word ou Excel ou encore suivre le circuit de validation ;
- La complexité d’assurer le suivi et le reporting ;
- La gestion des justificatifs : récolter des documents tels que les déclarations de naissance, ou les arrêts maladie, ainsi que stocker les informations ;
- Le calcul des soldes : en se reportant à la convention collective, à la politique de l’entreprise, ou bien aux types de contrats et aux congés appliqués.
La gestion des congés et des absences par les services RH, lorsqu’elle est faite manuellement, est non seulement compliquée, mais elle est aussi fastidieuse et chronophage.
Quels sont les avantages de s’équiper d’une solution de gestion des plannings et des congés ?
Opter pour une solution de gestion des congés et des plannings apporte de réels avantages à l’entreprise. Quels sont-ils ?
- Un gain de temps : les services RH n’ont plus besoin de saisir manuellement chaque donnée, d’aller les retrouver dans divers fichiers informatiques ou de chercher à suivre le circuit de validation des congés.
Les utilisateurs de la solution Keeple constatent un véritable gain de temps, estimé à 85 heures en moyenne.
- La suppression des tâches chronophages : la gestion manuelle des congés et des absences par le service RH est très chronophage. Avec un outil de gestion, les RH ont le temps de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
- Une visibilité accrue sur les plannings : ces derniers sont visibles en temps réel et peuvent être modifiés automatiquement par le manager (validation ou refus des congés). Avec une bonne visibilité sur ses plannings, l’entreprise ne se retrouve plus en sous-effectif, comme cela est souvent le cas au moment des vacances scolaires.
- L’accompagnement des managers : cette solution de gestion offre un support managérial très utile pour prendre des décisions au quotidien.
- Des fonctionnalités avancées : par exemple, l’outil peut proposer l’utilisation d’un indicateur de performance (KPI) afin de favoriser la prise de décision stratégique.
Cette solution présente des avantages pour le service RH, mais aussi pour les managers et les salariés de l’entreprise.
Keeple, solution de congés et d’absences : l’allié du quotidien des entreprises
La digitalisation de la gestion des congés et des absences représente un atout pour l’ensemble de l’entreprise. Avec le logiciel Keeple, vous serez garantis d’obtenir :
- Une expérience unifiée et confortable d’utilisation sur tous les appareils (desktop et application mobile) ;
- Un logiciel de gestion adapté à l’utilisateur et pensé selon le profil et le rôle de la personne qui l’utilise, qu’il soit administrateur, manager ou collaborateur ;
- La possibilité d’avoir une gestion de plusieurs entités sur un seul et même compte, en France ou à l’international ;
- La possibilité de gérer les langues par profil ;
- Un paramétrage simple et rapide selon la convention collective de l’entreprise ;
- La visibilité des vacances scolaires sur le planning ;
- La gestion automatisée des messages d’absence Outlook ou Google Workspace depuis le logiciel Keeple.
Qu’est-ce qui différencie de ses concurrents ?
Keeple est un outil volontairement simple, étudié pour être intuitif et facilement compréhensible, par tous les profils de l’entreprise. Il ne nécessite ni guide, ni formation : une fois connecté, l’utilisateur sait exactement quoi faire et comment le faire, qu’il souhaite poser un jour, consulter son solde de congés ou suivre ses demandes de validation.
Pour en savoir encore plus sur notre outil, regardez notre vidéo sur les bénéfices de la digitalisation des congés et des absences avec le logiciel Keeple.
Et demain ?
Keeple ne compte pas s’arrêter là en matière de fonctionnalités innovantes. Si actuellement la solution est disponible en français, anglais et allemand, elle devrait prochainement s’ouvrir à l’espagnol, l’italien et le portugais. En outre, il est prévu qu’au second semestre 2023, une fonctionnalité facilitant la gestion du temps et des activités soit développée et vienne compléter celle de gestion des congés et des absences.
Outil fiable, pratique et intuitif, Keeple est une solution efficace et facile à mettre en place pour optimiser la gestion des congés et des absences dans l’entreprise. Un gain de temps et des performances accrues sont observées à tous les niveaux de l’entreprise, des employés au service RH, sans oublier les managers évidemment. Grâce à son tableau de bord doté d’une vision à 360° des différents plannings, il suffit de quelques clics à l’utilisateur pour faire une demande de congés, la valider ou modifier des dates !
Vous souhaitez en savoir plus sur cet outil et comprendre comment l’installer pour votre entreprise ? Demandez votre démo Keeple !
