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Sans cesse sollicité par les collaborateurs à toutes les strates de l’entreprise, le service des Ressources Humaines doit jongler entre la gestion de la paie, les questions sociales, les absences et les congés. À défaut d’être dotés d’un SIRH, nombreux sont les responsables RH à recourir à Excel – voire au papier – pour reporter et centraliser ces données. Mais plus les effectifs de l’entreprise sont grands, plus la tâche pour gérer les plannings de congés est complexe et se rapproche d’un casse-tête ! Comment réaliser un tableau de planning simple, pratique et complet pour relever les absences et les congés ? Quelles sont les informations à faire figurer ? On vous explique tout.
Pourquoi le planning congés est-il indispensable en entreprise ?
Un planning de congés peut se présenter sous différentes formes, selon les préférences des utilisateurs : tableau blanc, Excel, calendrier, agenda papier, etc. Il peut être digitalisé, physique ou intégré à un logiciel SIRH.
Le planning de congés permet à la fois de :
- Tenir informés tous les collaborateurs de l’entreprise ;
- Éviter que les congés se chevauchent et ne permettent pas d’assurer la continuité du service ;
- Permettre aux responsables de la paie de tenir les comptes des congés pris par chaque collaborateur et de les reporter sur les fiches de paie.
Quelles informations faire figurer dans le planning de congés ?
Pour être parfaitement utile et pratique, autant pour les salariés que pour les responsables RH, le planning de congés doit intégrer les informations suivantes :
- Nom/prénom des collaborateurs ainsi que leur service ;
- Nombre de jours de congés total ;
- Nombre de jours de congés utilisés ;
- Nombre de jours de congés disponibles ;
- Jours de la semaine (sur une année complète) par colonnes.
Le format tableau permet de visualiser rapidement toutes ces informations. C’est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent un tableau Excel, qui ne requiert pas une grande expertise du logiciel. Néanmoins, il est indispensable de le mettre régulièrement à jour et cette tâche peut rapidement s’avérer très chronophage.
Pour vous permettre d’aller plus vite et de gagner du temps dans la gestion des congés, Keeple met à votre disposition son modèle Excel gratuit de planning de congés.
Quels sont les risques de recourir au modèle Excel ?
Aussi pratique soit-il, le tableau Excel n’est pas toujours LA solution idéale pour le suivi des congés, en particulier dans les ETI, les grandes entreprises et a fortiori s’il circule entre plusieurs personnes.
Plus le nombre de personnes collabore à ce document, plus les risques d’erreur, de suppression de lignes, de doublons ou de données manquantes sont importants.
De plus, si vous utilisez un tableau Excel pour le suivi des congés, il y a fort à parier que les demandes de vos collaborateurs se fassent par e-mail, ce qui demande de les enregistrer au fil des réceptions. Comme il n’y a pas de centralisation des données, certaines demandes peuvent alors être oubliées ou mal enregistrées.
Et si vous digitalisiez la gestion des congés ?
Dématérialiser le planning des congés est une première étape vers une organisation simple et efficace. La digitalisation, c’est-à-dire l’intégration du planning à un logiciel de gestion dédié, permet d’aller encore plus loin en apportant de très nombreux avantages.
- Le planning devient un document collaboratif dans lequel les collaborateurs peuvent à la fois consulter et enregistrer leurs demandes de congés et où les managers peuvent les valider ou non directement. Ce document présente des règles de sécurité qui permettent d’éviter au maximum les doublons et les erreurs de saisie.
- Cette solution constitue un gain de temps pour les responsables RH qui n’ont plus à rentrer les demandes et les validations au fil de leurs arrivées. L’essentiel est effectué par les salariés et les managers auprès desquels ils peuvent avoir un rôle de conseil et de vérification. Les responsables RH peuvent ainsi se concentrer sur d’autres tâches tout en étant assurés qu’ils recevront les informations en temps voulu.
- Les informations sont renseignées sans délai. Cela permet d’avoir toujours une vision claire de la gestion et de la prise des congés à un instant T.
- Le planning de congés digitalisés permet également de simuler de manière prévisionnelle les droits acquis. Un outil très utile pour l’ensemble des salariés de l’entreprise.
- Il est également possible de mettre en place des notifications automatiques : notification au manager en cas de demande de congés d’un des membres de son équipe, notification au service RH et au salarié quand la demande de congés est validée ou non.
Vous vous demandez peut-être quel outil peut vous permettre de gérer vos congés de manière digitalisée. Si vous disposez déjà d’un logiciel SIRH, il est possible que ce dernier le propose. Sinon, comme Keeple, il existe des solutions RH spécialement conçues pour la gestion des congés.
Keeple offre plusieurs avantages :
- Une interface ergonomique et simple d’utilisation,
- Des demandes de congés réalisées en quelques clics,
- Une information centralisée,
- Le classement par type de congés et le suivi précis par typologie,
- Un circuit de validation et une politique de congés entièrement paramétrables,
- La gestion du télétravail,
- Un planning 100% personnalisable,
- Et bien plus encore…
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