Au quotidien, les RH ont de nombreuses missions à mener de front : recrutement, établissement des contrats, organisation des congés, gestion de la paie, intégration des nouveaux collaborateurs, évaluation de la satisfaction des salariés… Or, certaines de ces tâches sont particulièrement chronophages et n’apportent que peu de valeur ajoutée. C’est le cas de la gestion des congés et des absences. Pour optimiser ce process et gagner du temps : il est temps d’oublier les mails, le papier et Excel ! Explications.
Les RH face aux enjeux de la gestion des congés
Bien que la gestion des congés n’apporte que peu de valeur à l’entreprise, elle recouvre de nombreux enjeux, parmi lesquels :
- La fiabilisation des données. Nombre de jours acquis, de jours pris, planning des absences, justificatifs… Les RH doivent centraliser toutes les informations relatives aux congés et absences et des collaborateurs et faire la chasse aux erreurs de saisie.
- L’anticipation de la prise de congés. Si les dates de congés des collaborateurs ne font pas l’objet d’une anticipation à plus ou moins long terme, l’entreprise se retrouve dans l’impasse : pénurie de personnel, roulement non-efficient, mauvais suivi des dossiers, climat de tension…
- L’amélioration du suivi de l’absentéisme. Sans chiffres clés au sujet des congés et absences, il est impossible de piloter le suivi de l’absentéisme et de mettre en place des actions performantes pour le réduire.
- Le gain de temps. Les RH ont de nombreuses missions, dont certaines sont particulièrement stratégiques. Dès lors, il est nécessaire de trouver le moyen de passer moins de temps sur les missions annexes telles que la gestion administrative des congés.
Or, pour répondre à ces enjeux, la gestion manuelle montre rapidement ses limites…
PME : les limites d’une gestion manuelle des congés et des absences
Comment procèdent vos collaborateurs pour poser leurs jours de congés ? Ils vous envoient un e-mail ? Ils déposent un post-it sur votre bureau ? Remplissent un tableau Excel par équipe ? Si tel est le cas, vous devez certainement déjà apercevoir (et subir !) les limites de ce process.
En plus de prendre du temps, la gestion manuelle des congés et des absences expose les RH à une multiplication du nombre d’erreurs. Difficile en effet de fiabiliser et traiter les données lorsqu’elles proviennent de sources variées. Les RH doivent relever les informations transmises par email, sur papier ou via Excel pour les centraliser et les traiter. Les risques de perte d’information ou d’erreur de saisie se multiplient alors.
Au moment de faire la paie, cet écueil ne fait que se renforcer. Les RH doivent en effet transmettre à la personne chargée de la paie toutes les informations relatives aux congés et absences de chaque collaborateur. Cette tâche chronophage peut alors se transformer en véritable casse-tête. Il faut à nouveau centraliser les données, calculer le nombre de jours acquis pour chaque collaborateur, le nombre de jours pris, le montant de l’indemnité à verser le cas échéant…
Jongler avec tous ces éléments n’est pas chose aisée. Si une gestion manuelle des congés et des absences est déjà laborieuse pour les TPE, les RH des PME ne peuvent plus porter cette complexité sur leurs épaules tout en effectuant leurs autres missions sereinement. Heureusement, une solution existe !
RH : digitalisez votre gestion des congés !
La digitalisation de la gestion des congés payés et des absences apporte généralement un grand soulagement aux équipes RH. Grâce à un logiciel de gestion dédié, elles disposent en effet de toutes les informations dont elles ont besoin, sans avoir à relever les données sur différents supports. Cette digitalisation permet également de standardiser les process. Et les avantages d’abandonner les mails, le papier et les fichiers Excel pour la gestion des congés ne s’arrêtent pas là ! Grâce à un logiciel de gestion des congés et des absences, vous pourrez en outre :
- Vous assurer du respect de la réglementation. La gestion manuelle des congés entraîne, au mieux, une baisse de la productivité, au pire, un non-respect du droit du travail. La digitalisation de la gestion des congés et des absences permet alors de gagner en visibilité pour être sûr d’être toujours dans les clous.
- Gagner du temps pour vous consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Finis la paperasse, la réorientation des emails mal adressés ou les problèmes de formules Excel. Les équipes RH gagnent du temps grâce à la centralisation et au traitement automatique des données. La digitalisation de la gestion des congés leur permet par ailleurs d’analyser plus facilement les indicateurs et de piloter l’activité grâce à des reportings éclairants.
- Fluidifier les process et simplifier le circuit d’approbation. Avec un logiciel de gestion des congés et des absences, les process sont automatisés : une fois le paramétrage effectué, tout le monde reçoit les bonnes notifications au bon moment.
- Augmenter la satisfaction des collaborateurs. La digitalisation facilite la vie des collaborateurs : ils peuvent effectuer leurs demandes depuis un logiciel interactif, connaître leur solde de jours de congés et se coordonner plus facilement au sein des équipes. En somme, le logiciel de gestion des congés et des absences participe à créer un environnement de travail collaboratif et agréable.
Pour conclure…
La digitalisation de la gestion des congés et des absences des salariés apporte une réponse simple et efficace pour fluidifier et simplifier la gestion du personnel de l’entreprise. En effet, adopter une solution de gestion des congés simplifie un nombre considérable de tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines. L’organisation de l’entreprise est alors plus pertinente, et les besoins de chacune des parties prenantes sont satisfaits.
Keeple, un SIRH qui automatise la gestion des congés et absences
Logiciel de gestion des congés payés et des absences, Keeple améliore l’expérience collaborateur tout en simplifiant le travail des RH au quotidien. Terminés les fichiers Excel et Word ainsi que les pertes de temps ! Keeple vous permet de voir en temps réel les soldes de congés des équipes.
Les collaborateurs sont quant à eux responsabilisés : ils ont accès au planning de leur équipe, ce qui favorise l’organisation collaborative. Ils peuvent également effectuer une demande de congés directement depuis le logiciel. Les managers sont alertés instantanément d’une nouvelle demande de congés et peuvent la valider en fonction du planning de l’équipe. Avec Keeple, le service RH bénéficie quant à lui d’un export automatique des congés vers le logiciel de paie, et dispose de KPI clés dans le tableau de bord mis à sa disposition. A la clé : moins de charge mentale et des tensions évitées ! Alors, prêt à franchir le pas ? Réservez votre démo dès maintenant !
