La prise de congés est un droit réglementé par le Code du travail. Cependant, à ces obligations légales s’ajoutent des règles spécifiques fixées par chaque entreprise dans le cadre de sa politique de congés interne. Durée de préavis, congés supplémentaires particuliers, quantité de congés maximale… Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour instaurer une politique de congés réussie !
5 questions pour préparer sa politique de congés
Quels sont les types de congés qu’un collaborateur peut être amené à poser ?
Avant toute chose, il est important de connaître les différents types de congés que vos collaborateurs sont en mesure de prendre :
- Les congés accordés pour les jours non travaillés: congés payés, RTT, arrêts maladies… Particulièrement règlementés, les congés liés aux jours non travaillés sont les principales demandes auxquelles vous serez confronté.
- Les congés exceptionnels liés à un évènement: ils peuvent être obligatoires, tels que les congés mariage ou décès, mais certains – comme le congé sans solde – ne sont pas réglementés par le Code de travail et dépendent du bon vouloir de l’entreprise.
- Les congés familiaux : le congé pour naissance, le congé parental et le congé d’adoption s’appliquent à tous les salariés, indépendamment de la politique de l’entreprise.
- Les congés pour maladie, handicap ou dépendance d’un proche: de la même manière, les congés pour aider un proche en situation de handicap ou en perte d’autonomie – tels que le congé de proche aidant – sont accessibles à tous les employés.
- Les congés permettant d’exercer une autre activité: examen, création ou reprise d’entreprise, projet de transition professionnelle (PTP)… Sachez que toutes ces raisons peuvent justifier la prise de congés.
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Quelles sont les périodes d’acquisition et de pose de congés pour un collaborateur ?
L’acquisition des congés se fait selon une période de référence. Généralement, cette période débute le 1er juin de l’année précédente et se termine le 31 mai de l’année en cours. Néanmoins, un accord collectif ou une convention permet de modifier cet intervalle.
Selon l’article L3141-13 du Code du travail, la période de pose de congés s’étend du 1er mai au 31 octobre. Plus concrètement, cela signifie que tous les collaborateurs ont l’obligation de poser leur période de congés principale entre ces deux dates.
Rappel : le congé principal correspond aux 4 premières semaines de congés payés sur les 5 obligatoires auxquelles les collaborateurs ont droit.
Combien de congés un collaborateur peut et doit-il prendre ?
Légalement, pour tout collaborateur, une entreprise doit accorder au minimum :
- Deux jours et demi de congés payés par mois travaillé au sein de l’organisme ;
- Des journées de récupération (RTT) lorsque le temps de travail du collaborateur dépasse 35 heures par semaine.
A l’inverse, le nombre maximum de congés annuels qu’un collaborateur peut prendre est déterminé par la politique d’entreprise. Pensez donc à bien définir les règles pour les congés particuliers tels que les congés sans solde, les congés mariage ou les congés parentaux.
Les collaborateurs doivent-ils justifier leurs congés ?
Lorsqu’un collaborateur souhaite poser une période de congés, une autorisation n’est pas nécessaire mais l’employé doit demander au préalable l’accord à son employeur.
Dans le cas de congés imprévus – tels qu’un accident –, le collaborateur doit d’une part, prévenir son employeur le plus rapidement possible et d’autre part, présenter un justificatif de son absence. Par exemple, en cas d’arrêt maladie, le collaborateur doit disposer d’un document établi par un médecin qui légitime la suspension temporaire de son activité.
Quel est le délai de préavis nécessaire pour poser des congés ?
Le Code du travail n’impose ni date limite ni délai spécifique au collaborateur pour poser ses congés. Si vous le souhaitez, c’est donc à vous de déterminer ces obligations dans la politique de congés propre à l’entreprise.
Politique de congés payés : les bonnes pratiques à mettre en place
Vous l’aurez compris, vous disposez d’une marge de manœuvre importante concernant le nombre, le type et le niveau d’encadrement des congés de vos collaborateurs. Il est toutefois conseillé d’opter pour une politique de congés qui bénéficiera aussi bien aux employés qu’à l’entreprise. Opter pour une telle solution vous permettra en effet de :
- Gagner la sympathie et la confiance de vos collaborateurs ;
- Attirer de nouveaux talents ;
- Favoriser l’engagement des employés.
Accorder des jours de congés supplémentaires
Le moyen le plus évident de rendre votre politique plus avantageuse est d’accorder plus de jours de congés que le minimum légal obligatoire. Dans cette optique, vous pouvez par exemple :
- Rallonger les congés payés et/ou les RTT ;
- Proposer des congés d’ancienneté ;
- Mettre en place des congés menstruels ;
- Valoriser les congés d’engagement associatif ;
- Accorder des congés parentaux ou de mariage supplémentaires.
Miser sur la flexibilité
Evitez autant que possible d’imposer des dates strictes de congés sans prendre en compte les attentes des collaborateurs. Souplesse dans l’attribution des dates de départ, négociation possible pour des congés pris à la dernière minute, préavis courts… Le relâchement des contraintes n’est pas forcément synonyme d’échec. Au contraire ! Vous serez peut-être surpris par le niveau de coopération de vos collaborateurs lorsqu’ils ne sont pas mis devant le fait accompli…
Simplifier le processus de demande et de validation des congés
Une politique de congés clairement définie simplifie le processus de demande et de validation des congés. En effet, il est essentiel que les employés puissent faire leur demande en toute confiance et connaissance de leurs droits. De même, les managers doivent pouvoir répondre facilement aux sollicitations. Il est donc recommandé de mettre en place une procédure fluide, rapide et transparente qui favorise la communication entre les différents acteurs de l’entreprise.
Dans cette optique, l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés payés et des absences représente un bon investissement pour l’entreprise :
- Gain de temps et fluidification de la gestion des congés pour le service RH;
- Simplification et transparence de la demande pour les collaborateurs;
- Validation accélérée pour les managers.
Lire aussi : Digitalisation des congés payés : concrètement, comment ça marche ?
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