Encadrés par le Code du travail, les congés payés constituent un droit accordé aux salariés. Il convient de distinguer deux règles les concernant : les règles légales, fixées par le Code du travail et dont aucune entreprise ne peut se dispenser, et les règles fixées par cette dernière, dans le cadre de sa politique d’entreprise. Tour d’horizon des obligations à respecter et des bonnes pratiques à adopter !
Congés payés : règles légales
Les règles fixées par le Code du Travail concernent toutes les entreprises, quel que soit la convention collective ou l’accord d’entreprise. Tous les salariés acquièrent deux jours et demi (ouvrables) de congés payés, pour un mois de travail au sein de l’entreprise. Les congés acquis dans l’année sont calculés sur une période de référence (ou période d’acquisition). A la suite de la loi de 2016, une convention ou un accord collectif peut modifier cette période, mais elle est généralement fixée du 1er juin précédent au 31 mai de l’année en cours.
De la même façon, la période légale de prise de congés s’étend du 1er mai au 31 octobre de chaque année mais l’entreprise peut définir sa propre période de prise de congés. Pendant celle-ci, l’employeur doit veiller à ce que :
- Les employés prennent au minimum 12 jours de congés consécutifs (soit 2 semaines).
- Les employés prennent au maximum 24 jours de congés consécutifs (soit 4 semaines), sauf exceptions :
- Les employés qui ont des contraintes ou des empêchements géographiques (comme les salariés étrangers)
- Les employés qui ont une personne handicapée ou âgée et en perte d’autonomie à charge
Ces 2 exceptions peuvent prendre 5 semaines de congés consécutives.
Les dates des départs des salariés sont fixées par l’employeur. Il organise l’ordre des départs, en consultant les délégués du personnel lorsqu’il n’y a pas de convention ou d’accord collectif (art. L. 3141-14 du code du travail).
Lorsque des conjoints ou des salariés pacsés travaillent au sein d’une même entreprise, ils doivent pouvoir prendre leurs jours de congés en même temps.
L’importance d’une politique de congés avantageuse
En dehors du cadre légal, qu’il est obligatoire de respecter, l’entreprise peut fixer des règles qui lui sont propres en matière de gestion des congés. Il est recommandé d’avoir une politique de congés payés avantageuse pour développer la satisfaction des salariés et l’image de l’entreprise. En effet, le salaire n’est aujourd’hui pas le seul critère d’attraction des nouveaux talents et de fidélisation des collaborateurs. D’après une étude Jobijoba (2017) effectuée sur un panel de salariés, plus du tiers choisissent d’intégrer une entreprise qui propose des avantages sociaux. Il est donc évident qu’à salaire égal, les employés préfèrent intégrer une entreprise avec une politique de congés avantageuse. Celle-ci permet en effet d’attirer, de fidéliser, d’améliorer la productivité et la motivation des salariés. De ce fait, les absences et les retards sont réduits et l’ambiance au travail est plus agréable.
Par ailleurs, les collaborateurs sont les meilleurs représentants d’une entreprise : les récompenser permet de valoriser l’image de l’entreprise et d’améliorer la marque employeur.
Pour ces deux raisons, les congés constituent un levier intéressant. Une question subsiste cependant : comment mettre en place une politique de congés avantageuse ? Quelles règles définir ?
Congés : miser sur la flexibilité et accorder des avantages dans votre politique d’entreprise
Une politique de congés avantageuse doit miser sur la flexibilité. Ainsi, autant que possible, évitez d’imposer des dates strictes de congés sans consulter vos salariés. Prenez en compte leurs souhaits, leurs attentes et soyez flexible dans l’attribution des dates de départ. Les TPE peuvent laisser les employés discuter entre eux pour fixer le planning des départs en congés, par exemple.
Vous pouvez également mettre en place différents avantages en matière de congés, en accordant des jours de congés rémunérés supplémentaires :
- Congés d’ancienneté ;
- Congés liés à un événement, comme un déménagement ou un anniversaire ;
- Congés menstruels ;
- Congés d’engagement associatif ;
- Congés parentaux supplémentaires ;
Simplifier les demandes de congés des collaborateurs
Dans le cadre d’une politique de congés avantageuse, il est important de simplifier le processus de demande de congés pour les collaborateurs. En utilisant un logiciel de gestion des congés payés et des absences, les collaborateurs peuvent envoyer leurs demandes de congés via la plateforme, grâce à une interface interactive. Le manager ou le responsable reçoit immédiatement la demande et peut l’accepter ou la refuser rapidement. Il dispose d’une vue d’ensemble utile qui lui permet de prendre des décisions plus simplement et de manière plus efficace. De leur côté, les employés comprennent les logiques et les besoins de l’entreprise et de leurs collègues, favorisant la collaboration et le travail d’équipe.
Ainsi, un logiciel de gestion des congés et des absences comporte de nombreux avantages pour les collaborateurs :
- Il favorise la cohésion et la communication intra et interservices.
- Il offre aux salariés des informations transparentes sur leurs droits en matière de congés payés.
- Il permet de gagner en visibilité (pour les collaborateurs, les managers et les RH).
- Il simplifie les demandes de congés : fini l’envoi d’e-mails et les diverses relances !
Levier incontournable pour l’épanouissement professionnel et la fidélisation des collaborateurs, le processus d’attribution et de prise des congés payés est simplifié avec la solution Keeple. Ce logiciel de gestion des congés payés et des absences est ergonomique et simple d’utilisation. Les tâches des RH sont simplifiées, les managers peuvent répondre en temps réel aux demandes des employés et les collaborateurs peuvent consulter le planning de l’équipe et envoyer leur demande de congés en quelques clics. Un export automatique des congés vers le logiciel de paie est également disponible.
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