Chaque mois, vos salariés cumulent des droits à congés payés. Ces jours de vacances annuels sont acquis en fonction du nombre de jours de travail effectués et sont rémunérés. L’employeur est alors responsable du calcul et du versement de l’indemnité de congés payés de ses collaborateurs. Qu’est-ce que l’indemnité de congés payés ? Quelles méthodes existent pour la calculer ? Laquelle privilégier ? Keeple fait le point.
Congés payés : quelles obligations pour l’employeur ?
Concernant les congés payés, l’employeur ou le responsable RH a des obligations à respecter :
- Si l’entreprise comporte deux collaborateurs mariés ou pacsés, elle doit leur accorder des congés simultanés.
- Dans une situation de maladie professionnelle ou dans le cas d’un accident de travail, les congés payés doivent être reportés et ils ne peuvent pas être annulés ou perdus.
- L’employeur ne peut pas évoquer un motif disciplinaire lorsqu’il refuse une demande de congé payé.
- Sauf demande spécifique de la part du salarié, l’employeur doit accorder au minimum 12 jours de congés payés consécutifs pendant la période d’été entre le 1er mai et le 31 octobre.
- Qu’ils soient refusés ou acceptés, le salarié doit en être informé personnellement par le service RH.
Un employeur peut-il refuser des congés demandés par le collaborateur ?
Oui.
Si tout employé a droit à 30 jours ouvrables de congés payés par an (2,5 jours par mois ou plus selon la convention collective de l’entreprise), l’employeur a le droit de refuser une demande de congé, en respectant les dispositions conventionnelles. Toutefois, ce pouvoir n’est pas absolu et ne doit jamais être abusif. Un refus doit toujours être justifié, d’après des motifs précis et encadrés par la loi. Si les dates de congés pour partir en vacances peuvent être refusées, l’employeur ne peut pas demander au salarié de décaler une absence pour événement familial, comme un décès, un mariage, un PACS, une naissance ou une adoption. Pour justifier ce type d’absence, l’employeur peut exiger une attestation.
Refus de congés payés par l’employeur : que prévoit le Code du travail ?
Refus des dates d’un congé payé
Si la demande est refusée, le congé doit être pris à des dates différentes. L’employeur ne peut en aucun cas empêcher l’employé de prendre les congés dont il a droit ou les remplacer par une indemnité. A noter que la période légale pour les prendre commence le 1er mai et se termine le 31 octobre, mais le salarié est libre de poser ses congés payés toute l’année. Il n’est en revanche pas possible de prendre un congé de plus de 4 semaines consécutives (ou 24 jours ouvrables).
Si besoin, les modalités de prise des congés payés, comme la période, l’ordre de départ ou le délai de prévenance, peuvent être définies par une convention ou un accord collectif. Lorsque l’accord ou la convention collective ne définit pas ces modalités, la période de prise des congés est alors fixée par l’employeur.
Délai de prévenance pour un refus de congés payés
Dans le Code du travail, l’article L.3141-16 fixe le délai de prévenance pour le refus des congés payés. Ainsi, l’employeur peut refuser une demande de congés payés, mais il doit le faire au moins un mois avant les dates prévues. Le collaborateur peut partir en vacances en l’absence de réponse de la part de l’employeur ou du service RH, ou dans le cas d’une acceptation expresse, sans risque de sanction. D’après l’article L.3141-15 du Code du travail, il est possible de modifier ce délai de prévenance par un accord collectif.
Annulation des congés par l’employeur
L’employeur peut annuler les congés payés de son salarié en respectant un délai d’un mois avant la date prévue de son départ. Dans ce cas, il peut lui demander de modifier les dates prévues avant la fin de la période de référence, comme le stipule l’article L.3141-13 du Code du travail. Des circonstances exceptionnelles justifiant la présence du salarié peuvent réduire le délai de prévenance obligatoire. Dans les deux cas, le salarié ne peut dire non à l’annulation des congés sous peine de commettre une faute.
Quels sont les motifs de refus de congés payés ?
L’employeur ou le service RH ne peut pas refuser définitivement des congés payés à ses employés, mais il peut demander leur report pour garantir la santé de l’entreprise. Il y a 3 motifs possibles de refus de congés payés : un planning de service, une forte activité et des circonstances exceptionnelles.
Refus de congés payés pour raison de service
Un départ en congés peut être refusé par le service RH pour assurer la continuité du fonctionnement et des services de l’entreprise. En effet, une absence simultanée de nombreux employés est dommageable pour l’entreprise. Souvent, la convention collective prévoit l’ordre des départs et les critères sélectionnés pour définir les dates de congés payés (comme la situation familiale, l’ancienneté ou les contraintes professionnelles). La priorité est généralement donnée aux salariés avec enfants, surtout sur les plages des vacances scolaires.
Refus de congés payés pour raison de forte activité
Pendant une période d’activité intense, l’employeur peut décaler ou annuler une demande de congés payés en respectant les dispositions conventionnelles. Certaines entreprises et certains secteurs d’activité sont plus touchés que d’autres ; certaines périodes de l’année correspondent à des moments intenses d’activité, durant lesquels les congés payés ne sont généralement pas acceptés. Ainsi, le gérant d’une boutique de vêtements peut ne pas accepter d’accorder des congés pendant les soldes ou en période de fin d’année, car la main d’œuvre est indispensable. De la même manière, un commerce de site touristique a besoin de ses salariés pendant la période estivale.
Refus de congés payés pour circonstances exceptionnelles
Les circonstances exceptionnelles ne sont pas fixées par la loi et elles peuvent être variées : remplacement d’un collaborateur décédé, commande exceptionnelle, difficulté économique, crise sanitaire, etc. En cas de litige, ce sont les juges qui évaluent au cas par cas si les conditions sont requises pour qualifier une situation de circonstance exceptionnelle. Dans cette situation, la présence des employés est indispensable et les demandes de congés ne peuvent généralement pas être acceptées.
Pour le bien des entreprises et des employés, il est primordial de sécuriser la gestion des congés payés. Du point de vue du service RH et des gestionnaires de paie, l’organisation et la gestion des congés payés est contraignante et chronophage. Tout en respectant le Code du travail et la satisfaction des employés, l’entreprise doit optimiser et sécuriser l’organisation des congés payés de ses salariés.
La solution Keeple est un logiciel de gestion des absences et des congés payés pour les entreprises. Elle leur donne la possibilité de personnaliser les différents services et de bénéficier d’une synchronisation avec leurs logiciels de comptabilité. Le logiciel Keeple permet de faciliter les tâches quotidiennes du service RH et des gestionnaires de paie, et elle augmente la qualité de vie au travail. Les collaborateurs ont en effet accès à leur solde de congés payés et peuvent faire leur demande de congés en quelques clics, grâce à l’interface du logiciel. Les validations ou les refus de congés peuvent ainsi être effectués en toute sérénité ! Un projet ? Une question ? Contactez-nous !
