Selon le baromètre
Malakoff Humanis 2022, 42% des salariés ont été au moins une fois en arrêt
maladie en 2022, soit 4% de plus qu’en 2021. Devant la multiplication des
absences, les services RH des entreprises doivent redoubler d’effort pour en assurer
le suivi dans l’organisation… suivi qui, en outre, dépend du nombre, de la
durée et du type d’arrêts maladie. Selon le poste du collaborateur arrêté, un
employeur peut vite se retrouver en difficulté pour gérer un dossier ou assurer
une réunion importante. Il sera donc tenté de le contacter pour lui déléguer
ces tâches. Néanmoins, la fréquence de ces sollicitations est encadrée par des
règles précises que l’entreprise se doit de respecter.
Quelles sont les démarches à effectuer en cas d’arrêt maladie d’un collaborateur ?
Lorsqu’un collaborateur est en arrêt maladie, l’entreprise doit non seulement s’organiser pour pallier son absence mais aussi accomplir des démarches pour que le salarié puisse profiter de ses droits d’indemnisation. De plus, les services RH doivent lancer cette procédure le plus vite possible après avoir reçu le certificat médical d’arrêt de travail transmis par le collaborateur. Les responsables RH doivent alors entreprendre plusieurs démarches pour recevoir une indemnisation.
#1 Déclarer l’arrêt de travail auprès de l’Assurance maladie
Une fois l’arrêt maladie connu, les services RH de l’entreprise ont 5 jours pour transmettre le certificat médical d’arrêt de travail et l’attestation de salaire du collaborateur à l’Assurance maladie via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Ces documents permettront de définir le montant des indemnités touchées par le collaborateur malade, en fonction de la date de son arrêt et de ses trois derniers mois de salaire.
Lire aussi : DSN : comment simplifier la déclaration sociale nominative de votre service RH ?
#2 Déclarer l’arrêt maladie auprès de l’assureur de l’entreprise
Cette première étape auprès de l’Assurance maladie est également essentielle pour que l’assureur de l’entreprise accepte le dossier et fournisse un formulaire de déclaration d’arrêt de travail. Ce document est crucial pour que l’entreprise puisse toucher les indemnités auxquelles elle a droit.
#3 Déclarer l’arrêt maladie auprès de la prévoyance d’entreprise
Enfin, pour toucher ses indemnités, l’entreprise doit faire une déclaration d’arrêt de travail auprès de la prévoyance d’entreprise et communiquer les documents suivants :
- Le formulaire de Déclaration d’arrêt de travail fourni par l’assureur ;
- La copie des 12 bulletins de salaire précédant l’arrêt de travail du collaborateur ;
- Les décomptes d’indemnités journalières de la Sécurité Sociale à compter du 1erjour de l’arrêt de travail ;
- Le montant des indemnités journalières versées par l’Assurance maladie.
Quels sont les contacts possibles en cas d’arrêt maladie d’un collaborateur ?
Lorsqu’un collaborateur est en arrêt maladie, il est naturel que l’entreprise ait besoin de prendre de ses nouvelles pour anticiper son retour. Néanmoins, ces contacts ne doivent pas être abusifs et ne doivent pas porter atteinte aux droits du collaborateurs. Voici donc ce que l’entreprise a le droit de faire.
Une contre-visite médicale
Si l’entreprise assure le maintien du salaire du collaborateur en arrêt maladie, elle est en droit d’exiger une contre-visite médicale, indépendante des contrôles de l’Assurance maladie. Celle-ci est effectuée au domicile du salarié par un médecin choisi par l’employeur. Si cette visite détermine un arrêt injustifié du travailleur, le versement du salaire et/ou des indemnités complémentaires au collaborateur pourra être suspendu.
Une prise de contact avec le collaborateur
Pendant la période d’arrêt du collaborateur, aucune règle n’interdit formellement à l’entreprise – que ce soit l’employeur ou le service RH – de prendre contact avec le salarié absent. Un appel téléphonique quelques jours avant la fin de l’arrêt du collaborateur est même conseillé pour que le salarié puisse aborder sereinement sa reprise.
Néanmoins, ces prises de contacts ne doivent être ni intrusives, ni professionnelles, ni trop fréquentes, sous peine de sanctions pour l’entreprise. Voici les trois règles à respecter :
- Les prises de contact ne doivent pas être de nature professionnelle: c’est le principe même de l’arrêt maladie : un employeur n’a pas le droit de faire travailler le collaborateur absent et ce, de quelle que manière que ce soit. Cette interdiction inclut donc les mails et les appels téléphoniques (même ponctuels !) liés à l’activité professionnelle du collaborateur. Si l’entreprise ne respecte pas cette condition, le salarié peut réclamer le versement de dommages et intérêts.
- Les prises de contact ne doivent pas porter atteinte à la vie privée du salarié: Conformément à l’article 9 du Code Civil, « chacun a droit au respect de sa vie privée. » Lorsqu’ils contactent un collaborateur malade, l’employeur ou les services RH de l’entreprise doivent faire preuve de retenue : tout l’enjeu est donc d’inciter le collaborateur à s’exprimer sur le motif et la durée de son absence sans être intrusif.
- Les prises de contact ne doivent pas être trop fréquentes: il s’agit ici d’éviter une accusation de harcèlement moral. En effet, un employé victime de harcèlement moral pendant sa période d’arrêt maladie peut porter plainte et obtenir des dommages et intérêts. De plus, la personne accusée peut encourir des sanctions pénales allant jusqu’à 2 ans d’emprisonnement et 30 000€ d’amende.
Arrêt maladie et rôle des services RH : une gestion difficile
Dans ce genre de situations, les services RH de l’entreprise ont un rôle aussi important que difficile à jouer. En effet, d’une part ils contribuent à apaiser les tensions potentielles entre l’employeur et le collaborateur absent, et d’autre part, c’est à eux qu’incombe toute la gestion administrative de la situation. De plus, bien qu’il leur soit nécessaire d’entrer en contact avec le collaborateur malade, cette prise de nouvelles doit être réfléchie pour ne pas porter atteinte aux droits du salarié et éviter toute forme de sanction contre l’entreprise. C’est pourquoi, il s’agit de trouver des solutions pertinentes pour soulager la gestion administrative des RH et leur permettre d’effectuer les démarches, sans relances persistantes auprès des collaborateurs absents.
Vous souhaitez faciliter la gestion des congés maladies ? Digitalisez cette tâche !
Vous l’avez compris, devant la multiplication des congés maladies et les démarches que ceux-ci impliquent, les services RH ont de plus en plus de mal à s’y retrouver. Pour alléger ce processus, il est conseillé de digitaliser la gestion des congés grâce à un logiciel SIRH, tel que Keeple.
Lire aussi : Digitalisation des congés payés : concrètement, comment ça marche ?
Ergonomique et simple d’utilisation, Keeple permet une gestion optimisée des congés et des absences des collaborateurs. Gain de temps, centralisation des informations, réduction des risques d’erreur…Cette solution s’impose comme le partenaire quotidien des services RH. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démo !
