Avoir des responsabilités de RH et partir en vacances l’esprit léger… Voilà qui peut paraître incompatible. Et pourtant ! S’il suffisait d’adopter les bonnes pratiques ? L’objectif : ne pas se laisser submerger par le stress et réduire sa charge mentale professionnelle au maximum. Et pour éviter les tensions avant, pendant et après les vacances, il n’y a qu’une solution : l’anticipation.
Suivez ces 4 règles d’or pour bien préparer votre départ en congés, et réussir à profiter pleinement de vos vacances !
Lire aussi : RH : comment garder les collaborateurs motivés tout l’été ?
Gérer les demandes de congés des collaborateurs
Avant toute chose, vous devez avoir une visibilité optimale sur l’ensemble des demandes de congés et l’organisation générale des équipes durant la période estivale. Toute l’entreprise, et plus encore les managers, doit anticiper les départs en congés, les demandes de télétravail et les plannings de chaque équipe.
C’est une gestion qui peut être difficile à mettre en place et s’avérer particulièrement chronophage. Nous vous conseillons de vous y prendre le plus tôt possible et d’encourager tout le monde à en faire de même. De cette manière, vous n’aurez pas à gérer ce type de problématique à la dernière minute, juste avant votre départ en congés – voire pire, en plein milieu de vos vacances…
Car la gestion des congés d’été est souvent une tâche délicate pour les RH et les managers de proximité. Elle peut générer des frictions et des mésententes, surtout lorsqu’elle est gérée dans l’urgence. En s’y prenant tôt, il est plus simple de mettre en place un roulement équitable, tout en faisant avancer les projets et en assurant une continuité efficace, malgré un rythme au ralenti.
Informer et communiquer sur ses congés
Deuxième point indispensable pour les RH avant de partir en congés : prévenir de son départ et indiquer ses dates d’absence. L’idée est de ne pas être sollicité pour une réunion de dernière minute, ou d’avoir à gérer un afflux de mails urgents, pendant ses congés ou juste avant de partir. En informant de vos congés toutes les personnes concernées, vous délimitez votre espace privé sans stress en vous laissant une marge d’organisation, notamment en déléguant certaines tâches.
Mieux vaut également prévoir un mail automatique d’absence comportant toutes les informations utiles : dates de congés (et surtout, date de retour), procédures à suivre, qui contacter en cas d’urgence, etc.
Lire aussi : RH : comment mettre en place une politique de congés payés engageante ?
Au mieux, prévenez vos collègues et les collaborateurs au moins 15 jours avant la date de vos congés. Évidemment, si vous déléguez certaines tâches, n’oubliez pas de vous prévoir des créneaux pour briefer vos collègues. Une étape qui ne peut qu’être facilitée par la possibilité de renseigner vos congés dans un planning accessible à l’ensemble du personnel.
Anticiper son retour au travail
Maintenant que les derniers dossiers urgents sont finalisés – ou en tout cas, ceux qui ne pouvaient pas attendre votre retour de congés – et que vous avez coché toutes les cases de votre check-list avant le départ… N’oubliez pas d’anticiper votre retour au travail. Eh oui : avant de partir en vacances, il est plus que recommandé de déjà penser à votre retour. Rassurez-vous, c’est pour mieux ne plus y penser ensuite. Et surtout, ne pas reprendre le travail dans la panique et un climat d’urgence.
Quels sont donc les points à voir (et à revoir) avant de partir, pour anticiper son retour de congés ?
- Briefer ses collègues au besoin sur les dossiers en cours et anticiper les éventuels ajustements des équipes. Vous pouvez organiser une réunion et/ou leur préparer un document contenant les informations nécessaires à la passation.
- Ranger et faire le tri dans sa boîte mail avant de partir. Répondez surtout aux mails qui requièrent une réponse rapide ; vous pourrez mettre de côté les mails d’importance secondaire et vous en occuper à votre retour.
- Se préparer un récapitulatif des éléments clés à gérer dès son retour, pour pouvoir tout oublier tranquillement pendant les vacances.
- Se programmer, si possible, une journée de reprise. Une transition qui vous permettra de reprendre en douceur, sans planifier de réunions pour votre première journée, et de vous remettre à jour après votre absence.
Contrairement à ce qu’on pourrait penser, anticiper son retour avant même de partir en vacances est une étape indispensable pour partir l’esprit serein, et vraiment lâcher prise.
Déconnecter !
Le jour J est arrivé, vous n’avez plus qu’une seule chose à faire : déconnecter ! Pas facile pour vous ? En prenant soin de préparer votre départ, vous vous offrez l’opportunité de ne plus penser à vos responsabilités professionnelles. Si vous avez bien suivi chaque étape, vous n’avez rien d’autre à faire que… profiter sereinement de vos vacances, sans penser à autre chose.
Attention toutefois à ne pas tomber dans le piège du télétravail, en apportant avec vous ordinateur, tablette et autre matériel connecté qui peut rapidement vous relier à votre univers professionnel. Laissez votre matériel au bureau et évitez de consulter vos mails. Vous pouvez, par exemple, couper les notifications sur votre téléphone ou ne pas partir en congés avec la messagerie du travail. Bien entendu, ce conseil ne doit pas devenir une nouvelle injonction. Par exemple, si vous attendez un mail d’une grande importance, le choix de le lire ou non vous appartient. Mais après avoir fourni tous ces efforts dans la préparation de vos vacances, il serait dommage de ne pas en profiter.
Bien entendu, vous pouvez encore vous simplifier la vie. En vous équipant des bons outils, vous pouvez améliorer la visibilité sur les demandes de congés et réellement anticiper votre départ (et votre retour). Ces deux notions clés, l’anticipation et la visibilité, peuvent en effet être optimisées par les logiciels SIRH. Avec Keeple, nous vous proposons une solution complète pour prendre en charge toutes les problématiques RH, que ce soit la gestion de congés ergonomique, le suivi en temps réel des congés, l’élaboration de plannings d’équipes accessibles à tous ou encore un export dans le logiciel de paie. Contactez-nous pour plus d’informations !
