Les services RH sont bien souvent noyés dans des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Pour rester compétitives, les organisations doivent optimiser leurs process en adoptant de nouvelles pratiques et de nouveaux outils.
Vous souhaitez améliorer la productivité de vos ressources humaines et gagner du temps ? Voici 5 astuces à mettre rapidement en place dans votre entreprise.
1. Gagner du temps grâce à la standardisation des process
Afin de gagner du temps, il est important de standardiser les process. Standardiser, c’est appliquer une méthode rigoureuse dont toutes les étapes sont clairement identifiées et que chacun sera tenu de suivre.
La standardisation sert deux principaux objectifs : éviter les questions inutiles en clarifiant la façon d’agir dans une situation donnée, et uniformiser la façon dont chacun s’organise pour que les process soient fluides et que le travail de l’un n’entrave pas celui de l’autre.
La première étape de la standardisation d’un process consiste à le « décortiquer » en identifiant ses différents éléments. Cela peut notamment être fait grâce à une cartographie. Il s’agit ensuite de trouver la méthode la plus adaptée répondre à la requête / à l’objectif du process. Il peut, par exemple, s’agir de mettre en place un document type, où toutes les informations récurrentes sont déjà complétées. Il peut également être question de définir et d’appliquer une méthode de récolte rigoureuse des données, que tout le monde sera tenu d’effectuer, en consignant les informations dans un espace centralisé, à intervalle de temps défini.
Cette standardisation des process doit impérativement s’appliquer aux différentes interactions entre le personnel et les RH. Ces derniers sont, en effet, bien souvent sollicités pour des questions qui sortent de leur champ de compétences. Pour gagner en temps et en efficacité, il est ainsi primordial que chacun sache à qui s’adresser, et comment. Dans le cas d’une absence pour événement familial par exemple, le collaborateur doit connaître la procédure à suivre, les personnes à informer ainsi que les justificatifs à transmettre. Ainsi, vous pouvez mettre en place des documents ressources qui détaillent les process standards à suivre pour ce type de situations.
2. Gagner du temps grâce à l’accessibilité de l’information
L’accès à l’information est absolument primordial pour gagner du temps. Les ressources humaines, ainsi que bien d’autres services, perdent un temps considérable, au quotidien, à rechercher les informations dont ils ont besoin pour avancer dans leurs tâches.
D’une part, les collaborateurs sollicitent en permanence les RH pour obtenir certaines informations telles que leur solde de jours de congés disponible. La mise à disposition de ces informations est un excellent moyen de désengorger les ressources humaines en évitant un flot de questions inutiles. Les collaborateurs sont responsabilisés et gagnent en autonomie ; les RH ont davantage de temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
D’autre part, les services RH sont fréquemment confrontés à des difficultés lorsqu’ils ont besoin d’accéder à des informations qui ne sont pas disponibles dans un espace centralisé. Ces informations peuvent se présenter sous la forme d’un ancien document papier ou d’un e-mail archivé. Il faut beaucoup de temps pour rechercher manuellement ces documents, puis extraire les données requises. Numériser et/ou archiver ces informations permet alors aux ressources humaines de gagner un temps précieux.
3. Gagner du temps grâce à la priorisation
L’une des caractéristiques du métier de responsable RH est la pluralité des tâches à accomplir (recrutements, contrats, congés, paie, intégration, satisfaction des salariés, etc.) Toutes ne méritent pas le même niveau d’attention et ne sont pas aussi urgentes ou importantes. Il est donc important de prioriser les tâches afin de s’assurer que les process essentiels sont accomplis à temps.
La matrice d’Eisenhower peut aider les ressources humaines à prioriser leurs tâches. Cette matrice à quatre quadrants divise les tâches en différentes catégories : celles qui sont urgentes et importantes ; urgentes mais pas importantes ; pas urgentes mais importantes ; et ni urgentes ni importantes. La matrice permet de visualiser les tâches et, ainsi, de les prioriser facilement sur la base d’une analyse objective.
4. Gagner du temps grâce à la digitalisation du recrutement
La digitalisation des process RH profite grandement aux équipes, en leur offrant des fonctionnalités conçues pour leur simplifier la vie, notamment en matière de recrutement… ce qui est loin d’être anecdotique ! En effet, le marché du travail a considérablement évolué ces dernières années. Selon les secteurs, les RH doivent jongler entre une disparité d’intérêt des candidats : tantôt les candidatures sont à étudier par centaines, tantôt la pénurie de talents se fait ressentir. Dans ce contexte, les processus de recrutement s’avèrent souvent longs et complexes.
La digitalisation du recrutement, aussi appelée recrutement 4.0, permet d’accélérer considérablement cette tâche. Les entreprises utilisent de plus en plus fréquemment des outils basés sur l’IA pour les aider à automatiser leur processus de recrutement. Ces outils peuvent notamment scanner les CV et les classer en fonction de mots-clés et de compétences qui correspondent aux besoins pour un poste particulier. Les entreprises peuvent aussi collecter des données en temps réel sur des réseaux comme LinkedIn et les utiliser pour prendre de meilleures décisions concernant les personnes qu’elles souhaitent embaucher. Cette semi-automatisation de la recherche du candidat idéal permet aux ressources humaines de gagner un temps précieux.
5. Gagner du temps grâce à l’export des jours de congés vers le logiciel de paie
Enfin, les RH peuvent gagner un temps considérable en exportant automatiquement les jours de congés vers leur logiciel de paie. En fin de mois, si elle est manuelle, cette tâche représente un casse-tête sans nom. Il faut calculer le nombre de jours acquis, le nombre de jours pris, le nombre de jours restants, les indemnités de congés payés… Et ce, pour chaque collaborateur ! Cela peut engendrer son lot de confusions, de maux de tête, voire de conflits.
Pour éviter ces problèmes, toutes les entreprises de plus de 10 salariés devraient envisager d’utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences, permettant de centraliser les informations dans un environnement fiable et sécurisé et d’exporter automatiquement les congés vers le logiciel de paie. Ces solutions évitent aux RH d’avoir à suivre manuellement le solde de congés de chacun… ce qui fait gagner un temps précieux ! Du côté des employés, il devient possible de gérer facilement les demandes de congés et de savoir en temps réel combien de jours ont été acquis/posés. Enfin et surtout, la digitalisation de la gestion des congés et des absences permet d’éviter les erreurs et les conflits !
Pour conclure…
Parmi toutes les astuces et outils à mettre en place pour gagner du temps au sein du service RH, l’utilisation de logiciels de digitalisation se présente comme la meilleure des options… Et la gestion des congés n’échappe pas à la règle ! Que ce soit pour la satisfaction des collaborateurs comme pour l’accélération des process des ressources humaines, un logiciel de gestion des congés payés et des absences permet en outre de contenter tout le monde et de gagner en productivité.
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