Connaître le nombre de congés restants n’est pas toujours simple pour les employés. Ils ne maîtrisent pas tous le jargon RH et ne sont pas nécessairement au courant des méthodes de calculs appliquées par l’entreprise. Comment comprendre les informations inscrites sur les bulletins de paie, telles que les mentions N+1 et N, la différence entre congés dus et congés en cours d’acquisition, ou encore la définition d’une période de référence ? En tant que RH, vous serez les premiers sollicités pour expliquer aux collaborateurs ces notions. Faire preuve de pédagogie, voici la clé du succès pour leur éviter quelques maux de têtes. De la définition des notions autour des congés payés à des exemples de fiches de paie, voici les règles de base que vous pourrez rappeler aux collaborateurs qui viennent vous voir !
Rappel des notions clés autour des congés payés
Définis dans les articles L. 3141-1 à L. 3141-33 du Code du travail, les congés payés (CP) sont toujours mentionnés sur les bulletins de paie. Si nous avons tous une idée, plus ou moins précise, de ce que peut être un CP, les notions qui gravitent autour ne sont pas toujours très claires.
Quels sont les termes que vous retrouvez sur les fiches de paie ?
- Congés dus ou acquis : nombre de congés acquis pendant la période de référence (2,5 jours de congés par mois travaillé).
- Congés en cours d’acquisition : nombre de congés en cours d’acquisition pendant la période de référence actuelle.
- Congés restants (ou solde de congés) : différence entre le nombre de congés acquis et le nombre de congés déjà pris.
- Congés pris : nombre de congés déjà pris par l’employé durant la précédente période de référence et, parfois, celle qui est en cours.
La période de référence correspond à la durée pendant laquelle les congés payés peuvent être acquis dans l’année. Dans la plupart des entreprises, la période de référence débute le 1er juin de l’année N et se termine le 31 mai de l’année N+1. La période de référence peut, dans certains cas, courir du 1er avril au 31 mars ou du 1er janvier au 31 décembre dans certaines grandes entreprises.
Lire aussi : Code du travail congés payés : ce que dit la loi en 2023
Où trouver ses congés sur son bulletin de paie ?
Différentes informations concernant les CP sont mentionnées sur le bulletin de paie :
- Le solde de congés restants,
- Les congés acquis,
- Les congés en cours d’acquisition,
- Les congés pris.
La présentation de ces informations peut varier, mais elles doivent obligatoirement figurer sur toutes les fiches de paie et être mises à jour tous les mois. Un cadre spécifique leur est généralement dédié, en bas du bulletin. Il peut prendre la forme d’un tableau…
| CP N-1 | CP N |
Acquis | 4,00 | 7,50 |
Pris | 4,00 | 0,00 |
Solde restant | 0,00 | 7,50 |
Ou présenter les CP sur des lignes à la suite.
Acquis N-1 : 14,00 Pris N-1 : 4, 00 Solde restant N-1 : 10,00 En cours : 2,50 |
Dans la plupart des cas, une fiche de paie mentionne la période N-1 et N. Le signe N correspond à la période de référence en cours et N-1 à la période de référence écoulée.
Des lignes supplémentaires peuvent être ajoutées sur le bulletin de paie lorsque l’employé prend des congés durant la période en cours :
- Dates des jours de congés pris ;
- Valorisation de l’absence congés payés (ou retenue pour absence), inscrite en rémunération négative ;
- Valorisation de l’indemnité des congés payés, précisée en rémunération positive.
Dans le cas d’un calcul avec maintien de salaire, la valorisation de l’indemnité ne figure pas nécessairement sur la fiche de paie.
Keeple, solution de gestion des congés et des absences : la fin du casse-tête pour les employés
Comprendre les termes qui gravitent autour de la notion de congés payés, trouver les bonnes informations sur son bulletin de paie (et mises à jour, si possible), connaître la politique de prise de congé de l’entreprise… Autant d’actions – ni pratiques, ni optimisées – et de questions qui peuvent être confuses pour les salariés, alors qu’ils souhaitent juste connaître le nombre de congés restants !
C’est pourquoi une solution de gestion des congés et des absences comme Keeple apportera de la simplicité et de la rapidité dans la compréhension de son solde congés restants pour les salariés, ainsi que de l’efficacité dans le processus de gestion des congés pour le service RH.
Les employés n’auront plus besoin de se faire des nœuds au cerveau – et de vous solliciter – pour savoir comment retrouver le nombre de jours qu’il leur reste à poser ou à faire des calculs qui risqueront d’être erronés. Ils gagneront en autonomie en ayant un accès direct, sur mobile ou sur le desktop, à leurs jours de CP, grâce à une interface ergonomique et facile d’utilisation. Il leur suffira d’ouvrir l’application et, en quelques clics, de trouver les données qui les intéressent, sans aucune difficulté. Si le solde est positif, ils pourront faire une demande de congé, très simplement, qui sera instantanément transmise à leur manager. Les informations étant à la fois claires et précises, le processus d’approbation pour les managers gagnera en rapidité et en performance.
Avec Keeple, fini les casse-têtes. En tant que RH, vous n’aurez plus besoin d’expliquer aux collaborateurs s’ils peuvent oui ou non poser 10 jours de vacances dans deux mois. Ils trouveront directement leur réponse sur l’application !
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