Alors que les TPE peuvent se contenter d’une gestion manuelle des congés, les PME sont bien souvent obligées de standardiser leur circuit d’approbation pour être efficaces. Types de congés concernés, mise en place du circuit d’approbation, rôle de chaque acteur (RH, managers, collaborateurs), processus de digitalisation et logiciels à utiliser… Retrouvez dans cet article toutes nos explications sur l’organisation du circuit d’approbation des congés pour les PME.
Validation de congés : comment ça marche ?
Validation des congés : les types de congés concernés
Tous les types de congés ne doivent pas obligatoirement être validés. En effet, certains congés ne peuvent pas être refusés. C’est par exemple le cas des absences pour événement familial (les mariages, Pacs, naissance, adoption, décès d’un membre de la famille…), mais aussi des congés maladie ou des congés parentaux (maternité et paternité). Ainsi, lorsqu’il est question de circuit d’approbation, les congés concernés sont les congés payés et les RTT.
Zoom sur les refus de congés
S’il respecte les dispositions conventionnelles, l’employeur peut refuser une demande de congé d’un salarié (congés payés ou RTT). Les refus ne peuvent pas être abusifs et doivent être justifiés. L’employeur peut notamment refuser une demande pour cause de continuité du service ou de pic d’activité dans l’entreprise (circonstances exceptionnelles). Les congés refusés doivent alors être pris à une autre date. Par ailleurs, l’employeur doit obligatoirement modifier ou refuser les dates des congés au moins un mois avant la date de congés prévue. Si l’employeur ne valide ni ne refuse les congés demandés par le salarié, celui-ci peut prendre ses vacances ou ses jours de repos le jour prévu, sans commettre de faute.
Validation des congés : quel circuit d’approbation mettre en place ?
Validation des congés : de l’importance de mettre en place un circuit de validation standard
Le process de validation des congés dépend des entreprises, de leur taille et de leur organisation. Mais, lorsqu’il n’y a pas de processus de validation standardisé, chaque membre de l’équipe perd du temps et les risques d’erreurs se multiplient. Dans cette situation de flou, il est difficile pour les collaborateurs de savoir à qui ils doivent adresser leur demande de congés (est-ce le service RH qui s’en occupe ? Le manager de l’équipe ? Le responsable ?). Or, lorsque les collaborateurs se tournent vers la mauvaise personne, il y a une véritable perte de temps : la personne adressée doit réorienter la demande, avec le risque de perdre des informations ou de commettre une erreur de saisie.
Un circuit de validation standard (ainsi qu’une bonne communication) constitue un réel gain de temps, pour les collaborateurs et les personnes chargées de la validation des congés. Les entreprises ont donc tout intérêt à standardiser leur circuit d’approbation des congés payés.
Validation des congés : qui fait quoi ?
Il est crucial que chaque collaborateur sache à qui s’adresser pour faire une demande de congés. Cela évite aux RH de rediriger les demandes de congés vers les personnes responsables ou inversement. De ce fait, il est nécessaire d’éclaircir quelles sont les responsabilités qui dépendent des managers et celles qui dépendent des RH, afin d’éviter tout quiproquo.
L’organisation peut se présenter ainsi :
- Les managers valident les demandes de congés payés et de RTT.
- Les RH gèrent les congés pour les événements familiaux, afin de récupérer les justificatifs, tout en informant les managers en les notifiant.
Le plus important est de réussir à standardiser le circuit d’approbation et de gestion des demandes de congés. Ce circuit doit être bien défini et connu de tous les collaborateurs. Les erreurs, les demandes à la mauvaise personne et les pertes d’informations sont ainsi réduites, et dans le meilleur des cas, supprimées.
Validation des congés : digitaliser pour gagner en efficacité
Si la gestion des congés payés est assez simple pour les TPE, les PME qui se développent font face à une gestion de plus en plus complexe, lourde et fastidieuse. Pour elles, la gestion manuelle montre rapidement ses limites. Le service RH et les managers ont des tâches de plus en plus nombreuses, surtout concernant les congés payés : ils doivent les anticiper, les valider ou les refuser, gérer le solde des employés, éviter les erreurs, s’occuper des cas particuliers, etc. La gestion au cas par cas, avec des fichiers Excel et des envois de mails manuels n’est alors plus envisageable. Pour ces PME, la digitalisation devient rapidement indispensable. Elles peuvent alors se tourner vers un logiciel de gestion des congés payés pour simplifier le processus, le standardiser et gagner du temps.
Digitaliser la validation des congés et, plus globalement, la gestion des congés et des absences permet ainsi de simplifier le traitement administratif et de :
- Simplifier, fluidifier et standardiser le circuit d’approbation des congés
- Communiquer les bonnes informations au bon moment, éviter les questions inutiles et les demandes à la mauvaise personne
- Automatiser les calculs : soldes CP, soldes RTT, paie et indicateurs du service RH
- Gagner du temps :
- Du côté des salariés : ils peuvent envoyer leurs demandes de congés en quelques clics et connaître leur solde instantanément.
- Du côté des managers : la procédure de validation de congés est simplifiée et ils peuvent consulter le planning de l’équipe en temps réel.
- Du côté du service RH : les informations sont centralisées et les calculs sont automatisés pour pouvoir se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Pour que la digitalisation soit efficace, l’outil utilisé doit être paramétrable à deux niveaux : au niveau organisationnel (personnalisation des profils, des groupes d’utilisateurs et des liens hiérarchiques) et au niveau décisionnel (avec des circuits de validation selon les types d’absences et des notifications ciblées suivant les situations). Ces deux paramétrages permettent de personnaliser et d’optimiser la validation des congés (et la gestion des congés dans son ensemble) et de simplifier le process mis en place dans l’entreprise.
Logiciel de gestion des congés payés, Keeple est parfaitement adapté aux PME qui souhaitent standardiser leur circuit d’approbation des congés et fluidifier les démarches administratives qui en découlent. Le logiciel permet différents paramétrages sur-mesure et dispose de KPI dans son tableau de bord. Ergonomique et facile à prendre en main, il permet aux collaborateurs de disposer d’informations en temps réel (soldes, plannings, validations des demandes de congés…) grâce aux différents outils qui leur sont proposés :
- Pour les collaborateurs : un espace dédié pour la consultation du solde par types de congés (CP, RTT, récupération…) et une interface pour faire leurs demandes de congés.
- Pour les managers : une interface pour la validation ou le refus des congés et un tableau de bord qui présente les jours de congés à prendre et ceux qui sont pris.
- Pour les RH : un espace qui centralise les informations et les chiffres clés, et des fonctionnalités pour simplifier la gestion administrative des différents types de congés.
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